Gestionar eventos desde el portal de empleados

Usar my.verkada.com para permitir que los empleados creen invitaciones y eventos en Guest

Los empleados pueden crear y gestionar eventos de visitantes desde el portal de empleados, my.verkada.com. Los empleados que reciben visitantes tienen visibilidad de todos los invitados, registrados y no registrados.

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Crear un evento

Debe ser anfitrión de un sitio Verkada Guest para crear un evento desde my.verkada.com.

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Inicia sesión en tu my.verkada.com cuenta.

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En la esquina superior derecha, haz clic en > Invitar invitados.

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En la parte superior, haga clic en Nuevo evento para abrir el modal Crear evento.

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En la parte superior, introduzca un nombre para el evento.

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En Cuándo:

a. Seleccione la fecha y la hora del evento. Nota: Una invitación puede abarcar uno o varios días. Para invitaciones que abarcan varios días, defina las horas de inicio y fin del evento. Estas horas se aplicarán a cada día del evento. b. Haga clic Hecho.

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En Ubicación, introduzca la dirección del evento.

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En Anfitriones, seleccione a los empleados que serán notificados cuando los invitados se registren.

Nota: El creador de la invitación es el anfitrión por defecto.

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En Tipo, seleccione el tipo de invitado para el evento. Los invitados deben completar los pasos que son parte del tipo de invitado para registrarse.

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En Invitados haga clic en:

a. Agregar manualmente para añadir manualmente la información del invitado. b. Carga masiva (CSV) para subir un CSV con la información de los invitados. c. Haga clic Hecho.

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(Opcional) En Notas, introduzca notas que sean relevantes para el evento.

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(Opcional) Active Crear un enlace de registro para compartir con los invitados.

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(Opcional) Active Permitir que cualquiera se registre el día del evento.

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Haga clic en Crear.

Todas las personas en la lista de invitados con un correo electrónico recibirán automáticamente un correo de registro. Las invitaciones de registro solo se envían por correo electrónico y no se envían por mensaje de texto.

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Gestionar eventos

Los anfitriones pueden ver todos los eventos que están organizando desde el portal de empleados. Los anfitriones pueden modificar eventos existentes para:

• Actualizar la lista de invitados

  Nota: Los asistentes añadidos recientemente recibirán correos de registro inmediatamente.

• Actualizar el anfitrión del evento

  Nota: El creador original del evento siempre podrá ver el evento desde el portal de empleados

• Actualizar el nombre del evento

• Actualizar la nota del evento

• Actualizar el día y la hora de finalización del evento

• Actualizar la dirección del evento

Cambiar el sitio de Guest, el tipo de invitado y la hora de inicio del evento anulará todas las inscripciones y se enviará inmediatamente un nuevo correo de registro a todos los invitados. Todos los invitados deben volver a registrarse.

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Aceptar asistentes sin cita

El Permitir que cualquiera se registre el día del evento el interruptor permite que los asistentes se registren en el lugar. Cuando está habilitado, el evento aparece como una opción en la tableta y en el portal web de registro el día del evento.

Los asistentes que se registraron con antelación pueden usar esta opción para marcarse como presentes. Los asistentes que no estaban en la lista de invitados o no se registraron con antelación pueden usar esta opción para registrarse en el evento.

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Preguntas frecuentes

¿Qué información se requiere para añadir un invitado a una invitación?

Se requiere un nombre completo para añadir un invitado en el Portal de Empleados. El correo electrónico, el teléfono y las notas del invitado son opcionales, pero añadir un correo electrónico asegura que el invitado reciba una invitación y pueda registrarse con antelación.

¿Cómo funcionan los eventos de varios días?

Los eventos de varios días permiten a las organizaciones recibir visitantes durante varios días con un solo registro. Cada día, los visitantes pueden registrarse por sí mismos o ser marcados como presentes por usuarios de Guest.

¿Puedo enviar a mis invitados información de bienvenida e instrucciones?

Sí, puedes personalizar un mensaje de bienvenida para cada tipo de invitado en la configuración de tu sitio. Los invitados invitados lo reciben después de registrarse, lo que te permite incluir indicaciones de estacionamiento, credenciales de Wi‑Fi u otros enlaces útiles.

¿Cómo inician sesión los invitados invitados?

• El día del evento, los asistentes registrados reciben un correo con un enlace para iniciar sesión.

• Tanto los asistentes registrados como los no registrados pueden registrarse en la tableta o escanear el código QR de la tableta con su dispositivo móvil para registrarse a través de su navegador.