Listas aprobadas para Guest
Usar listas aprobadas para agilizar el registro de visitantes en su organización
Una lista aprobada es una herramienta versátil que puede ayudar a las organizaciones a simplificar el registro de visitantes habituales. Las organizaciones pueden configurar tipos de invitados para asegurar que solo los visitantes en una lista aprobada puedan registrarse. Los invitados pueden agregarse a la lista aprobada mediante una solicitud o mediante una carga CSV.
Crear una lista aprobada
Necesitas Administrador del sitio de Guest permisos para crear o eliminar listas aprobadas.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas .
En la parte superior derecha, haga clic en Nueva lista.
a. Introduzca un nombre único para la lista. b. Seleccione el sitio al que se aplicará la lista. c. Haga clic en Crear.
Vincular una lista aprobada a un tipo de Guest
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Configuración de Guest.
En Organization > Guest Types, haga clic en Manage Guest Types.
Seleccione el tipo de Guest que desea editar.
Marque la casilla junto a Solo invitados aprobados.
Seleccione la lista aprobada del desplegable.
Haga clic en la esquina superior derecha para guardar los cambios.
Tipos de Guest debe requieren un correo electrónico para poder agregar una lista de invitados aprobados.
Crear una solicitud de lista aprobada
Una forma en la que los visitantes pueden agregarse a una lista aprobada es mediante una solicitud. Una solicitud permite a las organizaciones considerar una amplia gama de visitantes para una lista aprobada y además requiere que los posibles visitantes de la lista aprobada soliciten su inclusión. Cada solicitud de lista aprobada tiene una URL única desde la cual las personas pueden postularse.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas .
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Crear solicitud.
Personalice los pasos de la solicitud, que pueden incluir:
Información de contacto
Filtrado de seguridad
Documentos
Respuestas
Dirección
Subida de archivos
Capturar una foto
Haga clic en la esquina superior derecha para guardar los cambios
La URL de la solicitud se puede copiar desde el menú de la solicitud y distribuir según sea necesario.
Cargar visitantes aprobados mediante CSV
Las organizaciones pueden querer agregar visitantes directamente a la lista sin una solicitud. Esto se puede lograr con una carga CSV.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas .
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Cargar lista.
Seleccione un archivo CSV para cargar.
Puede usar múltiples archivos CSV para agregar visitantes, pero las cargas deben realizarse un archivo a la vez.
Configurar expiración automática
Las organizaciones pueden configurar reglas que limiten el periodo de tiempo durante el cual un visitante está activo en una lista aprobada.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas .
En la parte inferior derecha, haga clic en Expirar.
Establezca el periodo de tiempo de expiración automática.
(Opcional) Active recordatorios de expiración, que aconsejan a los visitantes volver a solicitar su inclusión en una lista aprobada.
Administrar solicitudes
Necesitas Administrador del sitio de Guest permisos para crear o eliminar listas aprobadas.
Cualquier Administrador del sitio de Guest puede revisar a los solicitantes. Los usuarios configurados como revisores para la lista serán notificados diariamente de las solicitudes pendientes y serán alertados inmediatamente cuando una solicitud devuelva resultados de filtrado de seguridad.
Las solicitudes deben revisarse antes de que se agreguen a una lista aprobada. Puede revisar las solicitudes haciendo clic en el contador de solicitudes en la parte superior derecha.
Este menú lista todas las solicitudes pendientes de revisión. Los usuarios pueden aprobar, rechazar o eliminar cada solicitud. Si se requiere un filtrado de seguridad, los resultados aparecen aquí. La pantalla usa el nombre completo del solicitante y la fecha de nacimiento. Los revisores deben verificar que esta información coincida con la identificación subida antes de aprobar al solicitante.
Los solicitantes son notificados por correo electrónico cuando su solicitud es aprobada o rechazada. Las solicitudes rechazadas pueden verse desde el contador en la parte superior derecha de la página de Lista aprobada. Si es necesario, puede devolver una solicitud rechazada al menú de Revisión haciendo clic en Deshacer.
Administrar visitantes en la lista aprobada
Puede buscar visitantes en una lista aprobada desde la barra de búsqueda en la parte superior de la página. Una lista aprobada muestra el nombre del visitante, la fecha en que se añadió a la lista, el usuario de Command que añadió al visitante y la fecha de su último filtrado de seguridad. Los detalles del visitante están disponibles haciendo clic en un visitante.
Eliminar un visitante
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas .
Seleccione una lista para editar.
Haga clic a la derecha de la entrada del visitante.
Seleccione Eliminar.
Filtrados de seguridad
Los visitantes en una lista aprobada pueden ser examinados contra bases de datos gubernamentales en cualquier momento.
Examinar a un visitante
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Guest
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
Haga clic a la derecha de la entrada del visitante.
Seleccione Examinar a este invitado. Si el visitante se añadió a la lista mediante una solicitud, será examinado contra las mismas bases de datos que se usaron al solicitar.
Examinar a todos los visitantes
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Examinar invitados.
Seleccione las bases de datos contra las que examinar y haga clic en Ejecutar filtrado de seguridad.
Los cambios realizados en este menú actualizan las bases de datos utilizadas para el filtrado de seguridad.
Los visitantes que devuelvan resultados del filtrado de seguridad deben ser revisados antes de que se renueve su estado en la lista aprobada. Los resultados de estos filtrados de seguridad se ven en la Revisar solicitudes ventana.
Retención de datos
La información proporcionada por el visitante, incluidas las respuestas, los documentos firmados, la información de contacto y la dirección, se guarda indefinidamente. La retención de las fotos de identificación se define mediante la configuración de la organización de Guest Retención de información de identificación guardada. Esta configuración solo puede ser modificada por los Administradores de la organización.
Las solicitudes que generan resultados de filtrado de seguridad deben revisarse dentro de los 30 días.
Las solicitudes con resultados de filtrado de seguridad que no se revisen dentro de los 30 días pueden no ser agregadas a una Lista aprobada.
Una vez que se aprueba una solicitud, la fecha de nacimiento de un visitante nunca se expone a los usuarios de Command. Verkada Guest almacena esta fecha para realizar filtrados de seguridad precisos.
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