Listas aprobadas para Guest
Usar listas aprobadas para agilizar el registro de visitantes en su organización
Una lista aprobada es una herramienta versátil que puede ayudar a las organizaciones a simplificar el registro de visitantes habituales. Las organizaciones pueden configurar tipos de invitados para garantizar que solo los visitantes en una lista aprobada puedan registrarse. Los invitados pueden añadirse a la lista aprobada mediante una solicitud o mediante una carga CSV.
Crear una lista aprobada
Necesitas Administrador del sitio de invitados permisos para crear o eliminar listas aprobadas.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
En la esquina superior derecha, haga clic en Nueva lista.
a. Ingrese un nombre único para la lista. b. Seleccione el sitio al que se aplicará la lista. c. Haga clic Crear.
Vincular una lista aprobada a un tipo de invitado
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haz clic en Configuración de invitados.
En Organización > Tipos de invitados, haga clic en Administrar tipos de invitados.
Seleccione el tipo de invitado que desea editar.
Marque la casilla junto a Solo invitados aprobados.
Seleccione la lista aprobada en el menú desplegable.
Haga clic en la esquina superior derecha para guardar los cambios.
Tipos de invitados debe requieren un correo electrónico para poder añadir una lista de invitados aprobados.
Crear una solicitud para la lista aprobada
Una forma en que los visitantes pueden añadirse a una lista aprobada es mediante una solicitud. Una solicitud permite a las organizaciones considerar una amplia gama de visitantes para una lista aprobada y también exige que los posibles visitantes de la lista aprobada soliciten su inclusión. Cada solicitud para una lista aprobada tiene una URL única desde la cual las personas pueden postularse.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Crear solicitud.
Personalice los pasos de la solicitud, que pueden incluir:
Información de contacto
Verificación de seguridad
Documentos
Respuestas
Dirección
Carga de archivos
Capturar una foto
Haga clic en la esquina superior derecha para guardar los cambios
La URL de la solicitud puede copiarse desde el menú de la solicitud y distribuirse según sea necesario.
Cargar visitantes aprobados mediante CSV
Las organizaciones pueden querer añadir visitantes directamente a la lista sin una solicitud. Esto puede lograrse mediante una carga CSV.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Cargar lista.
Seleccione un archivo CSV para cargar.
Puede usar varios archivos CSV para añadir visitantes, pero las cargas deben realizarse un archivo a la vez.
Configurar caducidad automática
Las organizaciones pueden configurar reglas que limiten el período de tiempo durante el cual un visitante está activo en una lista aprobada.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
En la esquina inferior derecha, haga clic en Caducar.
Establezca el período de tiempo de caducidad automática.
(Opcional) Active recordatorios de caducidad, que aconsejan a los visitantes volver a solicitar su inclusión en una lista aprobada.
Administrar solicitudes
Necesitas Administrador del sitio de invitados permisos para crear o eliminar listas aprobadas.
Cualquier Administrador del sitio de invitados puede revisar a los solicitantes. Los usuarios configurados como revisores para la lista serán notificados diariamente de las solicitudes pendientes y se les alertará de inmediato cuando una solicitud devuelva resultados de verificación de seguridad.
Las solicitudes deben revisarse antes de añadirse a una lista aprobada. Puede revisar las solicitudes haciendo clic en el contador de solicitudes en la parte superior derecha.
Este menú enumera todas las solicitudes pendientes de revisión. Los usuarios pueden aprobar, rechazar o eliminar cada solicitud. Si se requiere una verificación de seguridad, los resultados aparecen aquí. La pantalla utiliza el nombre completo y la fecha de nacimiento del solicitante. Los revisores deben verificar que esta información coincida con la identificación subida antes de aprobar al solicitante.
Los solicitantes son notificados por correo electrónico cuando su solicitud es aprobada o rechazada. Las solicitudes rechazadas pueden verse desde el contador en la esquina superior derecha de la página Lista aprobada. Si es necesario, puede devolver una solicitud rechazada al menú de Revisión haciendo clic en Deshacer.
Administrar visitantes en la lista aprobada
Puede buscar visitantes en una lista aprobada desde la barra de búsqueda en la parte superior de la página. Una lista aprobada muestra el nombre del visitante, la fecha en que se añadió a la lista, el usuario de Command que añadió al visitante y la fecha de su última verificación de seguridad. Los detalles del visitante están disponibles haciendo clic en un visitante.
Eliminar un visitante
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
Haga clic a la derecha de la entrada del visitante.
Seleccione Eliminar.
Verificaciones de seguridad
Los visitantes en una lista aprobada pueden ser verificados contra bases de datos gubernamentales en cualquier momento.
Verificar a un visitante
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Invitados
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
Haga clic a la derecha de la entrada del visitante.
Seleccione Verificar a este invitado. Si el visitante fue añadido a la lista mediante una solicitud, se le verificará contra las mismas bases de datos que se usaron cuando presentó la solicitud.
Verificar a todos los visitantes
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Verificar invitados.
Seleccione las bases de datos contra las que verificar y haga clic en Ejecutar verificación de seguridad.
Los cambios realizados en este menú actualizan las bases de datos utilizadas para la verificación de seguridad.
Los visitantes que devuelvan resultados en la verificación de seguridad deben revisarse antes de que se renueve su estado en la lista aprobada. Los resultados de estas verificaciones de seguridad se visualizan en la Revisar solicitudes ventana.
Retención de datos
La información proporcionada por el visitante, incluidas las respuestas, los documentos firmados, la información de contacto y la dirección, se guarda indefinidamente. La retención de las fotos de identificación se define mediante la configuración de la organización de Invitados Retención de la información de identificación guardada. Esta configuración solo puede ser modificada por los Administradores de la organización.
Las solicitudes que generen resultados de verificación de seguridad deben revisarse en un plazo de 30 días.
Las solicitudes con resultados de verificación de seguridad que no se revisen en un plazo de 30 días pueden no añadirse a una Lista aprobada.
Una vez que se aprueba una solicitud, la fecha de nacimiento de un visitante nunca se expone a los usuarios de Command. Verkada Guest almacena esta fecha para realizar verificaciones de seguridad precisas.
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