Gestionar la retención de datos en Guest
Controlar cuánto tiempo Verkada Guest almacena datos de visitas y eventos
Verkada Guest ofrece a las organizaciones control y flexibilidad sobre cuánto tiempo se conservan los registros de visitas. Puede gestionar la retención de dos maneras:
Configurar ajustes de retención a nivel de organización o específicos por sede.
Eliminar manualmente los registros de visitas de visitas específicas según sea necesario.
Datos personales en el alcance
Los administradores pueden establecer un período de tiempo después de cada registro de entrada, tras el cual los registros de visitas se eliminan automáticamente. Una vez eliminados, estos datos no se pueden recuperar a través de Command, exportación CSV o la API Get Guest Visits.
Los registros de visitas que pueden eliminarse permanentemente incluyen, entre otros:
Nombre completo en Guest
Información de contacto en Guest
Foto de credencial en Guest
Información de identificación guardada*
Documentos del invitado**
Respuestas a preguntas
Respuestas al cuestionario
Selección de anfitrión
Selección(es) de estudiante (solo tipos de invitados escolares)
Selección de paciente (Solo integración sanitaria)
Selección de departamento (solo integración sanitaria)
Estado de excepción de tutor temporal (solo tipos de invitados escolares)
Estado de lista aprobada
Estado de cribado de seguridad
Estado de aprobación del anfitrión
Estado de control de acceso en Guest
Estado de integración Wi‑Fi en Guest
Otros metadatos de la visita (p. ej., método de registro, preferencia de idioma)
* La retención de la información de identificación guardada (identificación con foto, fecha de nacimiento, dirección, detalles del registro de delincuentes) se gestiona por separado en Command. Esta retención puede ser más corta que el período general de registros de visitas y siempre predetermina al período más corto.
** Para exportar documentos de Guest para su retención independiente, abra el perfil del invitado y haga clic en Detalles > Descargar*.*
Impacto operativo de la eliminación de registros de visitas
Cuando se elimina un registro de visita:
Acceso asociado a la puerta es revocado.
El acceso Wi‑Fi sigue el comportamiento de cierre de sesión configurado.
Los enlaces activos del portal de invitados caducan.
Eventos de invitados e invitados invitados
Los registros de visitas de invitados invitados y eventos se conservan según el período de retención definido por el administrador. Cuando se elimina un evento, los siguientes registros también se eliminan de Verkada Guest y del Portal de Empleados:
Nombre, fecha, hora y ubicación del evento
Organizador y notas del evento
Visitantes invitados y datos de visita relacionados
Pasos de registro fijados
Pines permiten que los visitantes que regresan omitan pasos de registro completados anteriormente.
Si se elimina la visita más reciente de un visitante, todos los datos fijados de esa visita se eliminan permanentemente.
El visitante debe completar todos los pasos de registro nuevamente.
Siempre que la visita más reciente permanezca dentro del período de retención, los datos fijados aún pueden reutilizarse.
Datos personales fuera del alcance
La configuración de retención de registros de visitas y la función de eliminación se aplican solo a los registros relacionados con visitas almacenados en Verkada Guest. No cubren todos los tipos de datos personales que pueden existir en Command u otros productos de Verkada en relación con una persona.
Los administradores que necesiten atender solicitudes de los interesados o garantizar la eliminación exhaustiva de datos en Command también deben revisar y aplicar otras configuraciones de retención y eliminación pertinentes según corresponda.
Los siguientes ejemplos de datos relacionados con Guest no se ven afectados por el calendario de retención de registros de visitas ni están dentro del alcance de la función de eliminación ad hoc de registros de visitas:
Datos de Face Pass: Retención de datos de Face Pass no se ve afectada por los ajustes de retención de datos de visitas. El Face Pass de un visitante caducará automáticamente si no se usa durante 1 año. Si los visitantes que regresan se han inscrito previamente en Face Pass, siempre pueden desactivar la función al registrarse, lo que eliminará los datos asociados.
Datos de control de acceso: Verkada Eventos de puertas de control de acceso de Verkada y los perfiles de control de acceso de Verkada creados para visitantes no se ven afectados por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest.
Entradas de listas: Entradas en la lista de coincidencias descartadas previamente no se ven afectadas por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest. Las entradas en Listas de denegación de Guest, Listas de estudiantes y tutores, y Listas aprobadas no se ven afectadas por los ajustes de retención de datos de visitas.
Perfiles de persona de interés (POI): Los perfiles POI creados para visitantes mediante la acción Hacer persona de interés no se ven afectados por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest.
Eventos de calendario: Los eventos creados en aplicaciones de calendario, mediante accesos directos de calendario o complementos de aplicaciones de calendario, no se ven afectados.
Configuración
La retención de registros de visitas se puede configurar a nivel de organización y de sede para organizaciones que necesiten implementar políticas diferentes por ubicación.
Nivel de organización
Necesita permisos de administrador de organización para establecer la retención de registros de visitas a nivel de organización.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > 
Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Configuración de Guest.
En Organización, seleccione Seguridad y datos.
Para la retención de registros de visitas a nivel organizativo, elija un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Nivel de sede
Necesita permisos de administrador de organización permisos para establecer la retención de registros de visitas a nivel de sede.
De forma predeterminada, las sedes seguirán la configuración de retención de registros de visitas a nivel organizativo. Un administrador de la organización puede optar por usar un período de retención diferente para una sede.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Configuración de Guest.
En Sitios, seleccione Retención de datos.
Para la retención de registros de visitas a nivel de sede, elija usar un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Eliminar manualmente registros de visitas
Los administradores pueden eliminar manualmente registros de visitas de invitados específicos de forma puntual.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Workplace > Guest.
Seleccione la visita deseada
En Acciones, seleccione Eliminar visita.
En el menú de confirmación, seleccione Eliminar visita.
Esto elimina permanentemente todos los datos del registro de visita listados en la Sección de datos en el alcance .
Preguntas frecuentes
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