Las invitaciones de invitados le permiten agilizar el proceso de registro cuando se invita a los invitados a su organización enviándoles instrucciones de registro cuando los invita mediante una invitación de calendario. Permite a tu huésped la opción de registrarse antes de llegar y recibir las instrucciones que desees que tenga antes de su visita.
Antes de comenzar
Para enviar una invitación, el correo electrónico de un organizador debe estar vinculado a un anfitrión. Los anfitriones que no tengan acceso a Verkada Command pueden invitar a invitados en https://guest.verkada.com.
Antes de poder enviar una invitación de invitado, debes hacer lo siguiente:
Enviar invitaciones de invitados
Una vez que haya creado sus tipos de invitados, puede comenzar a enviar invitaciones.
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Invitado.
En el panel de navegación izquierdo, seleccione el icono Invitaciones (correo).
En la parte superior derecha, haz clic en el enlace Cómo invitar a invitados .
Haga clic en el menú desplegable Elegir un tipo de invitado para invitar y seleccione el tipo de invitado que desea invitar.
Haz clic en Copiar dirección de invitación y pega la dirección como uno de los invitados en la invitación de tu calendario.
Una vez que cree la invitación del calendario, Verkada Guest continúa con la configuración y envía a sus invitados un enlace para confirmar su asistencia 24 horas antes de la reunión.
Nota: las direcciones de correo electrónico de los invitados nunca cambian, por lo que pueden compartirse entre los empleados para volver a realizar invitaciones.
Aceptar invitaciones de invitados
Una vez que se invita a un invitado, recibe 2 correos electrónicos separados:
La invitación del calendario
Desde Verkada 24 horas antes del evento que les pide que se registren
Los invitados pueden registrarse previamente en cualquier momento haciendo clic en el enlace del correo electrónico. Éste les llevará a una página web donde podrán registrarse.
Una vez que llega un invitado, puede iniciar sesión por correo electrónico o quiosco de iPad. Si ya se han registrado, su información se rellena automáticamente.
Acceso de recepcionista
Los recepcionistas también tienen acceso a herramientas que pueden ayudar a agilizar el proceso de check-in.
En la página Invitaciones de invitados , una recepcionista puede ver quién se espera, quién ha confirmado su asistencia y quién aún no se ha registrado.
En la página Registro de huéspedes , un recepcionista puede imprimir las tarjetas de identificación con anticipación una vez que un huésped se haya registrado: haga clic en Imprimir tarjeta de identificación junto al nombre del huésped.
En la página Registro de invitados , un recepcionista puede hacer clic en Iniciar sesión (junto al nombre de un invitado) para registrar a los visitantes que hayan confirmado su asistencia. Además, un recepcionista puede imprimir credenciales y registrar a los invitados de forma masiva:
Seleccione 1 de los invitados (o el evento).
Haga clic en Imprimir x insignias o Iniciar sesión x invitados, según sea necesario.
Gestionar el portal del empleado
El portal del empleado permite a los anfitriones cambiar cosas, como:
Cómo prefieren ser contactados
Cómo aparecen en el directorio de empleados en el iPad de invitado,
Cómo actualizar la configuración de privacidad
Cómo invitar a invitados a futuras visitas
Puede acceder al portal de empleados en guest.verkada.com.
Acceder a la configuración del perfil
Puedes editar la información de tu perfil en la página de inicio de invitado > en la pestaña Perfil .
Vaya a guest.verkada.com.
En la parte superior derecha, haz clic en el icono Perfil .
Edite la configuración de su perfil, según sea necesario.
Configuración del perfil
Actualizar la foto de perfil: esta foto se utiliza en los correos electrónicos y mensajes SMS que reciben los huéspedes cuando visitan el sitio o son invitados. También puede optar por no tener una foto de perfil.
Preferencias de notificación: puede elegir recibir una notificación por correo electrónico, SMS o ambos cuando llegue un visitante. También puede delegar a otra persona para que reciba sus notificaciones (por ejemplo, su colega cuando está de vacaciones, etc.).
Nombre preferido: cambie su nombre preferido para que cuando los visitantes vayan a elegir un anfitrión, introduzcan el nombre por el que todos le conocen, en lugar de su nombre legal (por ejemplo, cambie "Robert" por "Bobby").
Estado del empleado: elija si desea permanecer visible en la lista de empleados, activar la aprobación de los empleados para verificar manualmente a todos los visitantes por usted o ser eliminado de la lista de empleados por completo.
Invitar a invitados: invita a invitados a eventos futuros a través de Google Calendar o Microsoft Outlook: ve a la página de inicio de Invitado y selecciona Elegir un tipo de invitado para invitar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo agregar o eliminar invitados después de que se haya enviado la invitación?
Sí, pero Verkada Guest solo detecta la actualización si también cambia algo más en la invitación a la reunión (por ejemplo, notas de la reunión).
¿Cuándo recibirán mis invitados su enlace de registro?
Los enlaces de registro se envían por correo electrónico 24 horas antes del evento.
¿Puedo enviar a mis huéspedes información e instrucciones de bienvenida?
¿Cómo inician sesión los invitados?
Después de completar el registro, su invitado recibirá un mensaje de agradecimiento que incluye un enlace de inicio de sesión. También reciben un correo electrónico de recordatorio justo antes del evento.
Su huésped puede usar la cámara de su dispositivo móvil para escanear el código QR en su tableta y luego iniciar sesión en su navegador.
También pueden iniciar sesión directamente en la tableta.
Recursos relacionados
¿Necesitas más ayuda? Ponte en contacto con el equipo de soporte de Verkada.