Las invitaciones de Guest le permiten optimizar el proceso de registro cuando acuden invitados a su organización, después de haberles enviado las instrucciones mediante una invitación de calendario. Ofrecen a sus invitados la opción de registrarse y de recibir cualquier instrucción deseada antes de llegar.
Nota: para poder enviar una invitación, el correo electrónico del organizador debe estar vinculado a un anfitrión. Los anfitriones que no tengan acceso a Verkada Command pueden seguir enviando las invitaciones en https://guest.verkada.com.
Requisitos previos
Antes de comenzar a enviar invitaciones, deberá tener configurada su cuenta de Guest. Si aún no lo ha hecho, haga clic aquí para comenzar.
Este artículo incluye las siguientes secciones:
Crear Tipos de invitados
Antes de poder enviar una invitación de Guest tendrá que crear un Tipo de invitado.
Enviar invitaciones de Guest
Una vez que haya creado sus tipos de invitados podrá comenzar a enviar invitaciones.
Proceso
Seleccione la pestaña Guest.
Seleccione el ícono Invitaciones de las pestañas de la izquierda.
Seleccione Cómo realizar invitaciones.
En el menú desplegable Elija el tipo de invitado que desea invitar , seleccione la opción adecuada.
Seleccione Copiar dirección de la invitación y péguela en su invitación de calendario junto a la de los demás invitados.
Una vez que haya creado la invitación de calendario, Verkada Guest hará el resto y enviará a sus invitados un enlace para que confirmen su asistencia 24 horas antes de la reunión.
Nota: las direcciones de correo electrónico de los invitados nunca cambian, por lo que pueden compartirse entre los empleados para volver a realizar invitaciones.
Aceptar invitaciones de Guest
Cuando un invitado haya sido convocado, recibirá dos correos electrónicos por separado. Uno será la invitación de calendario y el otro será de Verkada 24 horas antes del evento para solicitarles que se registren. Los invitados pueden registrarse previamente en cualquier momento haciendo clic en el enlace del correo electrónico. Éste les llevará a una página web donde podrán registrarse.
Una vez que lleguen, los invitados podrán registrarse por correo electrónico o mediante el quiosco del iPad. Si ya se registraron, sus datos se completarán automáticamente.
Acceso para recepcionistas
Las o los recepcionistas también tendrán acceso a herramientas que pueden ayudar a optimizar el proceso de registro que se detalla a continuación.
Desde la página de Invitaciones de Guest, pueden ver a quién se espera, quién ha confirmado su asistencia y quién no se ha registrado aún.
Desde la página Registro de invitados, pueden imprimir credenciales con anticipación una vez que un invitado se haya registrado seleccionando el botón Imprimir credencial junto al nombre del invitado.
En la página de Registro de invitados, también pueden registrar a los visitantes que hayan confirmado su asistencia seleccionando el botón Registrar junto al nombre del invitado.
Nota: imprimir credenciales y registrar a los invitados también puede hacerse en bloque seleccionando uno de los invitados o el evento y seleccionando los botones correspondientes.
Portal de empleados
El portal de empleados permite a los anfitriones cambiar aspectos como la forma en que prefieren que se pongan en contacto con ellos, la forma en que aparecen en el directorio de empleados en el iPad de Guest, los ajustes de privacidad y la forma de realizar invitaciones para próximas visitas. Puede acceder al portal de empleados en guest.verkada.com.
Acceso a la Configuración de perfil
Puede editar la información de su perfil desde la pestaña Perfil de la página principal de Guest.
Vaya a guest.verkada.com
Seleccione el ícono de Perfil en la esquina superior derecha.
Desde aquí puede editar la configuración de su perfil.
Opciones de Configuración de perfil
Actualice su foto de perfil: esta foto se utiliza en los correos electrónicos y mensajes SMS que reciben los invitados cuando vienen o son invitados. También puede optar por no tener foto de perfil.
Preferencias de notificaciones: puede elegir si desea que se le notifique por correo electrónico, SMS o ambos cuando llegue un visitante. También puede delegar que otra persona reciba sus notificaciones (por ejemplo, su colega cuando usted esté de vacaciones, etc.).
Nombre preferido: cambie su nombre preferido para que cuando los visitantes vengan y elijan a un anfitrión, ingresen el nombre por el que le conoce todo el mundo, en lugar de su nombre de pila (por ejemplo, cambiar "Robert" por "Bobby").
Estatus de empleado: elija si desea permanecer visible en la lista de empleados, activar la aprobación de empleados para que verifiquen manualmente a cada visitante por usted, o ser eliminado por completo de la lista de empleados.
Enviar invitaciones: comience a enviar invitaciones para próximos eventos a través del calendario de Google y Microsoft Outlook, seleccionando el botón Elija el tipo de invitado que desea invitar en la página de inicio de Guest.
Preguntas más frecuentes
