Guestのデータ保持を管理する

Verkada Guestが訪問およびイベントデータを保存する期間を制御する

Verkada Guest は、訪問記録の保持期間について組織に管理性と柔軟性を提供します。保持は次の2つの方法で管理できます：

• 組織全体またはサイト固有の保持設定を構成する。

• 必要に応じて特定の訪問の訪問記録を手動で削除する。

---

対象となる個人データ

管理者は各サインイン後の一定期間を設定でき、その期間経過後に訪問記録が自動的に削除されます。一度削除されたデータは、Command、CSVエクスポート、または Get Guest Visits API を通じて復元できません。

永久に削除できる訪問記録には、以下を含みますがこれに限定されません：

• Guest の氏名

• Guest の連絡先情報

• Guest のバッジ写真

• 保存された身分情報*

• ゲストの書類**

• 質問への回答

• アンケートの回答

• ホストの選択

• 生徒の選択（学校用ゲストタイプのみ）

• 患者の選択（Healthcare Integration のみ)

• 部署の選択（Healthcare Integration のみ）

• 一時的保護者例外のステータス（学校用ゲストタイプのみ）

• 承認リストのステータス

• セキュリティスクリーニングのステータス

• ホストの承認ステータス

• Guest におけるアクセスコントロールのステータス

• Guest における Wi-Fi 統合のステータス

• その他の訪問メタデータ（例：サインイン方法、言語設定）

* 身分証明情報（写真付きID、生年月日、住所、犯罪者登録の詳細）の保持は Command で別途管理されます。この保持は一般的な訪問記録の期間より短く設定でき、常に短い方の期間がデフォルトで適用されます。

** ゲスト書類を独自に保管するためにエクスポートするには、ゲストのプロファイルを開き、次をクリックします： 詳細 > ダウンロード*.*

---

訪問記録削除の運用上の影響

訪問記録が削除されると：

• 関連するドアアクセス は取り消されます。

• Wi‑Fi アクセスは 設定されたサインアウトの動作に従います.

• 自動追加された People List（人物リスト） のエントリは削除されます。

• アクティブな Guest ポータルのリンクは期限切れになります。

ゲストイベントと招待された訪問者

招待ゲストおよびイベントの訪問記録は、管理者が定めた保持期間に基づいて保持されます。イベントが削除されると、以下の記録も Verkada Guest および従業員ポータルから削除されます：

• イベント名、日付、時刻、場所

• 主催者およびイベントノート

• 招待された訪問者および 関連する訪問データ

固定されたサインインステップ

ピン は、再来訪者が以前に完了したサインイン手順を省略できるようにします。

• 訪問者の最新の訪問が削除された場合、その訪問に関連するすべての固定データは永久に削除されます。

• 訪問者は再度すべてのサインイン手順を完了する必要があります。

• 最新の訪問が保持期間内である限り、固定データは再利用できます。

---

対象外の個人データ

訪問記録の保持設定と削除機能は、Verkada Guest に保存された訪問関連記録にのみ適用されます。 これらは、個人に関連して Command や他の Verkada 製品に存在する可能性のあるすべての種類の個人データを網羅するものではありません。

データ主体からの要求に応じる必要がある管理者や、Command 全体で包括的なデータ削除を確実にする必要がある管理者は、他の関連する保持および削除設定も確認し、適宜適用するべきです。

以下のゲスト関連データの例は、訪問記録の保持スケジュールの影響を受けず、アドホックな訪問記録削除機能の対象外です：

• Face Pass データ： 保持期間： Face Pass データは訪問データの保持設定の影響を受けません。訪問者の Face Pass は 1 年間使用されなかった場合、自動的に期限切れになります。再来訪者が以前に Face Pass をオプトインしている場合、サインイン時に常に機能を無効にでき、関連データは削除されます。

• アクセスコントロールデータ： Verkada アクセスコントロールのドアイベント および訪問者のために作成された Verkada Access Control プロファイルは、Guest における訪問データの保持設定の影響を受けません。

• リストのエントリ： 以下のエントリ： 以前に却下された一致のリスト は Guest における訪問データの保持設定の影響を受けません。以下のエントリ： Guest 拒否リスト, 生徒および保護者リスト、および 承認リスト は訪問データの保持設定の影響を受けません。

• 注目人物（POI）プロファイル： 訪問者に対して 注目人物にする アクションを使用して作成された POI プロファイルは、Guest における訪問データの保持設定の影響を受けません。

  
• カレンダーイベント： カレンダーのショートカットやカレンダーアプリのアドインを使って作成されたイベントは影響を受けません。

---

構成

訪問記録の保持は、ロケーションごとに異なるポリシーを実施する必要がある組織のために、組織レベルおよびサイトレベルで構成できます。

組織レベル

必要な権限： 組織管理者（Org Admin） 組織レベルの訪問記録保持を設定するには Org Admin 権限が必要です。

1

Verkada Commandで、All Products > Workplace > に移動します。 Guest。

2

左側のナビゲーションで、Guest設定をクリックします。

3

Organization の下で、Security & Data を選択します。

4

Guest 訪問記録の組織レベル保持について、標準の保持期間を選択するかカスタム値を設定します。

サイトレベル

必要な権限： 組織管理者（Org Admin） サイトレベルの訪問記録保持を設定するための権限。

デフォルトでは、サイトは組織レベルの訪問記録保持設定に従います。Org Admin はサイトごとに異なる保持期間を選択できます。

1

Verkada Commandで、All Products > Workplace > に移動します。 Guest。

2

左側のナビゲーションで、Guest設定をクリックします。

3

Sites の下で、Data Retention を選択します。

4

Guest 訪問記録のサイトレベル保持について、標準の保持期間を使用するかカスタム値を設定するかを選択します。

---

訪問記録を手動で削除する

管理者は特定のゲストの訪問記録を随時手動で削除できます。

1

Verkada Commandで、All Products > Workplace > に移動します。 Guest。

2

対象の訪問を選択します

3

Actions の下で、Delete Visit を選択します。

4

確認メニューで、Delete Visit を選択します。

これにより、 対象データ セクションに記載されたすべての訪問記録データが永久に削除されます。

---

FAQ

一部のデータを他より長く保持できますか？

はい。削除前に特定のデータ（ゲスト書類や訪問者ログなど）をエクスポートまたはダウンロードできます。コンプライアンスや監査の要件がある場合は、定期的なエクスポートのスケジュールを設定することを推奨します。

保持に使用できる時間単位は何ですか？

保持期間は日単位で設定でき、最小は1日です。

保存された身分情報の保持期間が訪問記録の保持より長い場合はどうなりますか？

保存された身分情報は Command 内の独自の設定に従いますが、常に 短い 方の保持期間が適用されます。

サイトレベルの保持が組織レベルの設定より長い場合はどうなりますか？

カスタムのサイトレベル保持期間が設定されている場合、サイトはその独自の保持期間に従います。長いか短いかにかかわらず、組織レベルの設定に関係なくサイトの期間が適用されます。

保持期間に達していない訪問のデータはどうなりますか？

設定された保持期間を超えた訪問記録のみが削除されます。保持期間内の訪問記録は保持されます。追加情報については上記の「固定されたサインインステップ」セクションを参照してください。