Les employés peuvent créer et gérer des événements de visiteurs à partir du portail employés, my.verkada.com. Les employés qui accueillent des visiteurs ont une visibilité sur tous les visiteurs invités, enregistrés et non enregistrés.

Créez un événement

Connectez-vous à votre compte my.verkada.com .
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur
> Invitation des visiteurs.
En haut, cliquez sur Nouvel événement pour ouvrir la fenêtre Créer un événement .
En haut, saisissez le nom de l’événement.
Allumé quand :
1. Sélectionnez la date et l’heure de l’événement.
  Remarque : une invitation peut s’étendre sur un ou plusieurs jours. Pour les invitations qui s’étendent sur plusieurs jours, définissez les heures de début et de fin de l’événement. Ces horaires s’appliqueront pour chaque jour de l’événement.
2. Cliquez sur Terminé.
Dans le champ Lieu, saisissez l’adresse de l’événement.
Dans Hôtes, sélectionnez les employés qui seront notifiés lors de l’enregistrement des visiteurs.
Remarque : le créateur de l’invitation est l’hôte de l’invitation par défaut.
Dans Type, sélectionnez le type de visiteur pour l’événement. Pour s’enregistrer, les invités doivent effectuer des étapes correspondant au type du visiteur.
Cliquez sur Guest :
1. Ajouter manuellement pour ajouter manuellement des informations sur les visiteurs.
2. Importation groupée (CSV) pour importer un fichier CSV d’informations sur les visiteurs.
3. Cliquez sur Terminé.
(Facultatif) Dans Remarques, saisissez les remarques relatives à l’événement.
Cliquez sur Créer.

Tous ceux figurant sur votre liste d’invités avec un e-mail recevront automatiquement un e-mail d’inscription. Les invitations à s’inscrire sont uniquement envoyées par e-mail et ne sont pas envoyées par SMS.

Gérez des événements

Les hôtes peuvent consulter tous les événements qu’ils hébergent à partir du portail employés. Les hôtes peuvent modifier les événements existants pour :

Mise à jour de la liste des visiteurs
Remarque : les participants récemment ajoutés recevront immédiatement des e-mails d’inscription.
Mise à jour de l’hôte de l’événement
Remarque : le créateur de l’événement d’origine pourra toujours voir l’événement depuis le portail Employé.
Mettez à jour le nom de l’événement
Mise à jour de la note d’événement
Mettez à jour le jour et l’heure de fin de l’événement
Mettez à jour l’adresse de l’événement

La modification du site Guest, du type de visiteur et de l’heure de début d’événement pour un événement annulera toutes les inscriptions et un nouvel e-mail d’inscription est immédiatement envoyé à tous les invités. Tous les invités doivent se réinscrire.

FAQ

Quelles informations sont requises pour ajouter un visiteur à une invitation ?

Un nom complet est requis pour ajouter un invité sur le portail des employés. L’adresse e-mail, le téléphone et les notes des visiteurs sont facultatifs, mais l’ajout d’une e-mail garantit que l’invité reçoit une invitation et peut s’inscrire à l’avance.

Comment fonctionnent les événements sur plusieurs jours ?

Les événements sur plusieurs jours permettent aux organisations d’accueillir des visiteurs pendant plusieurs jours avec une seule inscription. Chaque jour, les visiteurs peuvent s’enregistrer eux-mêmes ou être marqués comme présents par les utilisateurs de Guest.

Puis-je envoyer à mes visiteurs des informations et des instructions de bienvenue ?

Oui, vous pouvez personnaliser un message d’accueil pour chaque type de visiteur dans les paramètres de votre site. Les visiteurs invités le reçoivent après s’être enregistrés, ce qui vous permet d’inclure des indications de stationnement, des identifiants Wi-Fi ou d’autres liens utiles.

Comment les visiteurs invités s’enregistrent-ils ?

Le jour de l’événement, les personnes inscrites reçoivent un e-mail contenant un lien afin de se connecter.
Les participants inscrits et non enregistrés peuvent se connecter sur la tablette ou scanner le code QR de la tablette à l’aide de leur appareil mobile pour se connecter via leur navigateur.

Besoin d’aide ? Contactez le service d’assistance Verkada.