Les invitations Guest vous permettent de rationaliser le processus d’enregistrement des invités à votre organisation en leur envoyant des instructions d’enregistrement lorsque vous les invitez à l’aide d’une invitation calendrier. Elles permettent à vos invités de s’enregistrer avant leur arrivée et de recevoir toutes les instructions que vous souhaitez partager avant leur visite.
Note : pour envoyer une invitation, l’e-mail de l’organisateur doit être lié à un hôte. Cette page est introuvable.Les hôtes qui n’ont pas accès à Verkada Command peuvent toujours inviter leurs hôtes sur https://guest.verkada.com
Conditions préalables
Vous devez configurer votre compte Guest avant de pouvoir envoyer des invitations. Si vous n’avez pas encore configuré votre compte Invité, cliquez ici pour commencer.
Cet article comprend les sections suivantes
Créer des catégories Guest
Avant de pouvoir envoyer une invitation Guest, vous devez créer un type d’invité.
Envoyer des invitations Guest
Une fois que vous avez créé vos catégories d’invités, vous pouvez commencer à envoyer des invitations.
Processus
Sélectionnez l’onglet Guest.
Sélectionnez l’icône Invitations dans les onglets de gauche.
Sélectionnez Comment inviter des invités.
Dans la liste déroulante Choisir une catégorie d’hôtes à inviter , sélectionnez celle que vous souhaitez inviter
Sélectionnez Copier l’adresse d’invitation, collez l’adresse et ajoutez-la à la liste d’invités dans l’invitation calendrier
Une fois que vous avez créé l’invitation au calendrier, Verkada Guest fera le reste et enverra à vos invités un lien de demande de confirmation 24 heures avant la réunion
Note : les adresses e-mail d’invitation ne changent jamais, elles peuvent donc être partagées entre les employés pour convoquer des invités.
Accepter les invitations Guest
Une fois qu’un hôte est invité, il recevra deux e-mails séparés. Le premier contient l’invitation du calendrier et l’autre le lien Verkada 24 heures avant l’événement, leur demandant de s’enregistrer. Les invites peuvent se pré-inscrire à tout moment en cliquant sur le lien dans l’e-mail. Cela les amènera à une page Web où ils pourront s’enregistrer.
Une fois arrivé, l’invité peut se connecter par e-mail ou via le kiosque iPad. S’ils sont déjà enregistrés, leur information sera automatiquement pré-remplie.
Accès des réceptionnistes
Les réceptionnistes ont également accès à des outils qui peuvent aider à rationaliser le processus d’enregistrement détaillé ci-dessous.
La page Invitations Guest permet de voir qui est attendu, qui a répondu et qui ne s’est pas encore enregistré
La page Journal des invités, permet d’imprimer les badges à l’avance une fois qu’un invité s’est enregistré en sélectionnant le bouton Imprimer le badge à côté du nom de l’invité
À partir de la page Journal des invités, ils peuvent également émarger les visiteurs en attente en sélectionnant le bouton Connecter à côté du nom de l’invité.
Note : l’impression de badges et la connexion des invités peuvent également être effectuées de façon groupée en sélectionnant l’un des invités ou l’événement et en sélectionnant les boutons appropriés.
Portail des employés
Le portail des employés permet aux hôtes de modifier des éléments tels que la façon dont ils préfèrent être contactés, la façon dont ils apparaissent dans l’annuaire des employés sur l’iPad Guest, les paramètres de confidentialité et la méthode d’invitation des invités pour leurs visites futures. Vous pouvez accéder au portail des employés à l’adresse guest.verkada.com.
Accès aux paramètres du profil
Vous pouvez modifier les informations de votre profil à partir de l’onglet Profil de la page d’accueil Guest
Accédez à guest.verkada.com
Sélectionnez l’icône Profil dans le coin supérieur droit
De là, vous pouvez modifier les paramètres de votre profil
Options des paramètres de profil
Mettre à jour votre photo de profil - Cette photo est utilisée dans les e-mails et les SMS que les clients reçoivent lorsqu’ils se présentent sur place ou sont invités. Vous pouvez également choisir de ne pas avoir de photo de profil.
Préférences de notification - Vous pouvez choisir si vous souhaitez être averti par e-mail, SMS ou les deux lorsqu’un visiteur arrive. Vous pouvez également déléguer les notifications à une autre personne (par exemple votre collègue lorsque vous êtes en vacances, etc.).
Prénom préféré - Tapez votre prénom de préférence de sorte que lorsque les visiteurs viennent choisir un hôte, ils saisissent le nom sous lequel tout le monde vous connaît au lieu de votre nom légal (par ex. remplacez « Robert » par « Bobby »)
Statut d’employé - Choisissez d’apparaître sur la liste des employés, d’activer l’approbation des employés afin de vérifier manuellement chaque visiteur, ou d’être supprimé de la liste des employés.
Inviter des personnes - Commencez à inviter des invités à vos futurs événements via le Calendrier Google et Microsoft Outlook en sélectionnant le bouton Choisir une catégorie Guest à inviter sur la page d’accueil Guest
Foire aux questions
