Les invitations d’invités vous permettent de rationaliser le processus d’enregistrement lorsque des invités sont invités dans votre organisation en leur envoyant des instructions d’enregistrement lorsque vous les invitez à l’aide d’une invitation de calendrier. Il permet à votre invité de s’enregistrer avant son arrivée et de recevoir toutes les instructions que vous souhaitez qu’il ait avant sa visite.
Avant de commencer
Pour envoyer une invitation, l’adresse e-mail d’un organisateur doit être liée à un hôte. Les hôtes qui n’ont pas accès à Verkada Command peuvent toujours inviter des invités à https://guest.verkada.com.
Avant de pouvoir envoyer une invitation à un invité, vous devez :
Envoyer des invitations à des invités
Une fois que vous avez créé vos types d’invités, vous pouvez commencer à envoyer des invitations.
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Guest.
Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez l’icône Invitations (courrier).
En haut à droite, cliquez sur le lien Comment inviter des invités .
Cliquez sur le menu déroulant Choisir un type d’invité à inviter et sélectionnez le type d’invité que vous souhaitez inviter.
Cliquez sur Copier l’adresse d’invitation et collez-la en tant qu’invité dans votre invitation de calendrier.
Une fois que vous avez créé l’invitation du calendrier, Verkada Guest poursuit la configuration et envoie à vos invités un lien RSVP 24 heures avant la réunion.
Note : les adresses e-mail d’invitation ne changent jamais, elles peuvent donc être partagées entre les employés pour convoquer des invités.
Accepter les invitations d’invités
Une fois qu’un invité est invité, il reçoit 2 e-mails distincts :
L’invitation du calendrier
De Verkada 24 heures avant l’événement, les invitant à s’enregistrer
Les invites peuvent se pré-inscrire à tout moment en cliquant sur le lien dans l’e-mail. Cela les amènera à une page Web où ils pourront s’enregistrer.
Une fois qu’un client arrive, il peut se connecter par e-mail ou par kiosque iPad. S’ils se sont déjà enregistrés, leurs informations sont automatiquement pré-remplies.
Accès réceptionniste
Les réceptionnistes ont également accès à des outils qui peuvent aider à rationaliser le processus d’enregistrement.
Sur la page Invitations des invités , un réceptionniste peut voir qui est attendu, qui a répondu et qui ne s’est pas encore enregistré.
Sur la page Journal des invités , un réceptionniste peut imprimer des badges à l’avance une fois qu’un client s’est enregistré : cliquez sur Imprimer le badge à côté du nom du client.
Sur la page Journal des invités , un réceptionniste peut cliquer sur Se connecter (à côté du nom d’un invité) pour signer les visiteurs RSVP. De plus, un réceptionniste peut imprimer des badges et inscrire les invités en masse:
Sélectionnez 1 des invités (ou l’événement).
Cliquez sur Imprimer x badges ou Se connecter x invités, selon vos besoins.
Gérer le portail des employés
Le portail des employés permet aux hôtes de modifier des éléments, tels que :
Comment ils préfèrent être contactés
Comment ils apparaissent dans l’annuaire des employés sur l’iPad Invité,
Comment mettre à jour les paramètres de confidentialité
Comment inviter des invités pour de futures visites
Vous pouvez accéder au portail des employés à l’adresse guest.verkada.com.
Accéder aux paramètres du profil
Vous pouvez modifier les informations de votre profil sur la page d’accueil Invité >onglet Profil .
Accédez à guest.verkada.com.
En haut à droite, cliquez sur l’icône Profil .
Modifiez les paramètres de votre profil, si nécessaire.
Paramètres du profil
Mettre à jour votre photo de profil : cette photo est utilisée dans les e-mails et les SMS que les invités reçoivent lorsqu’ils viennent sur place ou sont invités. Vous pouvez également choisir de ne pas avoir de photo de profil.
Préférences de notification : vous pouvez choisir d’être averti par e-mail, SMS ou les deux lorsqu’un visiteur arrive. Vous pouvez également déléguer à une autre personne la réception de vos notifications (par exemple, votre collègue lorsque vous êtes en vacances, etc.).
Prénom préféré : modifiez votre prénom préféré afin que lorsque les visiteurs choisissent un hôte, ils saisissent le nom sous lequel tout le monde vous connaît, au lieu de votre nom légal (par exemple, remplacez « Robert » par « Bobby »).
Statut de l’employé : choisissez si vous souhaitez rester visible dans la liste des employés, activer l’approbation des employés afin de vérifier manuellement chaque visiteur pour vous, ou être complètement supprimé de la liste des employés.
Inviter des invités : invitez des invités à des événements futurs via Google Agenda ou Microsoft Outlook : accédez à la page d’accueil Invité et sélectionnez Choisir un type d’invité à inviter.
FAQ
Puis-je ajouter ou supprimer des invités après l’envoi de l’invitation ?
Oui, mais Verkada Guest ne détecte la mise à jour que si vous modifiez également un autre élément de l’invitation à la réunion (par exemple, des notes de réunion).
Quand mes invités recevront-ils leur lien d’inscription ?
Les liens d’inscription sont envoyés par courriel 24 heures avant l’événement.
Puis-je envoyer à mes voyageurs des informations et des instructions de bienvenue ?
Comment les invités s’inscrivent-ils ?
Une fois l’inscription terminée, votre invité recevra un message de remerciement comprenant un lien de connexion. Ils reçoivent également un e-mail de rappel juste avant l’événement.
Votre client peut utiliser l’appareil photo de son appareil mobile pour scanner le code QR sur votre tablette, puis se connecter sur son navigateur.
Ils peuvent également se connecter directement sur la tablette.
Ressources connexes
Vous avez besoin d’aide supplémentaire ? Contactez le service d’assistance Verkada.