Une liste d'approbation est un outil polyvalent qui peut aider les organisations à simplifier l'enregistrement des visiteurs réguliers. Les organisations peuvent configurer les types d'invités souhaités pour s'assurer que seuls les visiteurs figurant sur une liste approuvée peuvent se connecter. Les invités peuvent être ajoutés à la liste approuvée par le biais d'une application ou d'un fichier CSV.

L'un des moyens d'ajouter des visiteurs à une liste approuvée est de déposer une demande. Une demande permet aux organisations d'envisager l'inscription d'un large éventail de visiteurs sur une liste approuvée et oblige les visiteurs potentiels de la liste approuvée à poser leur candidature. Chaque demande de liste approuvée possède une URL unique à partir de laquelle les personnes peuvent s'inscrire.

L'URL de l'application peut être copiée à partir du menu de l'application et distribuée selon les besoins.

Les organisations peuvent souhaiter ajouter des visiteurs directement à la liste sans passer par une demande d'inscription. Pour ce faire, vous pouvez télécharger un fichier CSV.

Plusieurs fichiers CSV peuvent être utilisés pour ajouter des visiteurs à la liste ; toutefois, les téléchargements ne sont possibles qu'une fois à la fois.

Tout administrateur de site invité peut examiner les candidatures. Les utilisateurs configurés en tant que réviseurs pour la liste seront informés quotidiennement des demandes en attente et seront alertés immédiatement lorsqu'une demande renvoie les résultats de l'écran de sécurité.

Les demandes doivent être examinées avant d'être ajoutées à une liste approuvée. Vous pouvez consulter les candidatures en cliquant sur le compteur de candidatures en haut à droite.

Ce menu contient toutes les demandes en attente d'examen. Les utilisateurs peuvent rejeter, approuver ou supprimer une demande. Si une application nécessite un écran de sécurité, les résultats apparaîtront dans ce menu. L'enquête de sécurité est réalisée à partir du nom complet et de la date de naissance saisis par le demandeur. Les examinateurs doivent valider les données saisies par l'utilisateur par rapport à l'identifiant téléchargé afin de s'assurer de la concordance avant que le demandeur ne soit ajouté à la liste approuvée.

Les candidats dont la candidature est rejetée ou approuvée seront informés par courrier électronique. Les demandes rejetées peuvent être référencées à partir du compteur de demandes rejetées situé en haut à droite de la page de la liste des demandes approuvées. En cas d'erreur, les demandes rejetées peuvent revenir au menu Examiner la demande en appuyant sur Annuler.

Vous pouvez rechercher des visiteurs figurant sur une liste approuvée à partir de la barre de recherche située en haut de la page. Une liste approuvée affiche le nom du visiteur, la date à laquelle il a été ajouté à la liste, l'utilisateur du commandement qui l'a ajouté et la date de son dernier écran de sécurité. Les détails sur les visiteurs sont disponibles en cliquant sur un visiteur.

Les visiteurs figurant sur une liste approuvée peuvent à tout moment faire l'objet d'un contrôle dans les bases de données gouvernementales.

Les visiteurs qui renvoient les résultats de l'enquête de sécurité doivent faire l'objet d'un examen avant que leur statut sur la liste d'approbation ne soit renouvelé. Les résultats de ces écrans de sécurité sont affichés dans la fenêtre Examiner les demandes.

Les informations fournies par les visiteurs, y compris les réponses, les documents signés, les coordonnées et l'adresse, sont sauvegardées indéfiniment. La conservation des photos d'identité est définie par le paramètre Guest Org Setting Retention of Saved Identification Info. Ce paramètre ne peut être modifié que par les administrateurs d'org.

Les demandes qui déclenchent des résultats de contrôle de sécurité doivent être examinées dans les 30 jours.

Les demandes pour lesquelles un contrôle de sécurité n’est pas examiné dans les 30 jours ne peuvent pas être ajoutées à une liste approuvée.

Une fois la demande approuvée, la date de naissance du visiteur n'est jamais communiquée aux utilisateurs de la commande. Verkada Guest enregistre cette date pour effectuer des contrôles de sécurité précis.

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