Gérer la conservation des données dans Guest
Contrôler la durée pendant laquelle Verkada Guest stocke les données des visites et des événements
Verkada Guest offre aux organisations le contrôle et la flexibilité quant à la durée de conservation des enregistrements de visite. Vous pouvez gérer la conservation de deux façons :
Configurez des paramètres de conservation à l’échelle de l’organisation ou spécifiques au site.
Supprimez manuellement les enregistrements de visite pour des visites spécifiques, selon les besoins.
Données personnelles concernées
Les administrateurs peuvent définir une période après chaque enregistrement, au terme de laquelle les enregistrements de visite sont automatiquement supprimés. Une fois supprimées, ces données ne peuvent pas être récupérées via Command, l’exportation CSV ou l’API Get Guest Visits.
Les enregistrements de visite pouvant être supprimés définitivement incluent, sans s’y limiter :
Nom complet dans Guest
Coordonnées dans Guest
Photo de badge dans Guest
Informations d’identification enregistrées*
Documents Guest**
Réponses aux questions
Réponses au questionnaire
Sélection de l’hôte
Sélection(s) d’élève(s) (types d’invités scolaires uniquement)
Sélection du patient (Intégration Healthcare uniquement)
Sélection du service (intégration Healthcare uniquement)
Statut d’exception de tuteur temporaire (types d’invités scolaires uniquement)
Statut de la liste approuvée
Statut de contrôle de sécurité
Statut d’approbation de l’hôte
Statut du contrôle d’accès dans Guest
Statut d’intégration Wi‑Fi dans Guest
Autres métadonnées de visite (p. ex. méthode d’enregistrement, préférence linguistique)
* La conservation des informations d’identification enregistrées (pièce d’identité avec photo, date de naissance, adresse, détails du registre des délinquants) est gérée séparément dans Command. Cette conservation peut être plus courte que la période générale des enregistrements de visite et correspond toujours par défaut à la durée la plus courte.
** Pour exporter les documents Guest pour une conservation indépendante, ouvrez le profil de l’invité et cliquez sur Détails > 
Télécharger.
Impact opérationnel de la suppression d’un enregistrement de visite
Lorsqu’un enregistrement de visite est supprimé :
L’accès aux portes associé est révoqué.
L’accès Wi‑Fi suit le comportement de déconnexion configuré.
Liste de personnes ajoutées automatiquement les entrées sont supprimées.
Les liens actifs du portail Guest expirent.
Événements Guest et visiteurs invités
Les enregistrements de visite des invités et des événements invités sont conservés selon la période de conservation définie par l’administrateur. Lorsqu’un événement est supprimé, les enregistrements suivants sont également supprimés de Verkada Guest et du portail Employé :
Nom, date, heure et lieu de l’événement
Organisateur et notes de l’événement
Visiteurs invités et données de visite associées
Étapes d’enregistrement épinglées
Épingles permettent aux visiteurs récurrents de sauter les étapes d’enregistrement déjà effectuées.
Si la visite la plus récente d’un visiteur est supprimée, toutes les données épinglées de cette visite sont définitivement supprimées.
Le visiteur doit à nouveau effectuer toutes les étapes d’enregistrement.
Tant que la visite la plus récente reste dans la période de conservation, les données épinglées peuvent toujours être réutilisées.
Données personnelles non concernées
Le paramètre de conservation des enregistrements de visite et la fonction de suppression s’appliquent uniquement aux enregistrements liés aux visites stockés dans Verkada Guest. Ils ne couvrent pas tous les types de données personnelles susceptibles d’exister dans Command ou dans d’autres produits Verkada en lien avec une personne.
Les administrateurs qui doivent répondre aux demandes des personnes concernées ou garantir une suppression complète des données dans Command doivent également examiner et appliquer, le cas échéant, les autres paramètres pertinents de conservation et de suppression.
Les exemples suivants de données liées à Guest ne sont pas affectés par le calendrier de conservation des enregistrements de visite et ne relèvent pas de la fonction de suppression ponctuelle des enregistrements de visite :
Données Face Pass : La conservation de Face Pass Les données Face Pass ne sont pas affectées par les paramètres de conservation des données de visite. Le Face Pass d’un visiteur expirera automatiquement s’il n’est pas utilisé pendant 1 an. Si des visiteurs récurrents ont déjà opté pour Face Pass, ils peuvent toujours désactiver la fonctionnalité lors de l’enregistrement, ce qui supprimera les données associées.
Données de contrôle d’accès : Verkada Événements de porte du contrôle d’accès et les profils Verkada de contrôle d’accès créés pour les visiteurs ne sont pas affectés par les paramètres de conservation des données de visite dans Guest.
Entrées de liste : Les entrées de la liste des correspondances précédemment ignorées ne sont pas affectées par les paramètres de conservation des données de visite dans Guest. Les entrées des listes de refus Guest, listes d’élèves et de tuteurset Listes approuvées ne sont pas affectées par les paramètres de conservation des données de visite.
Profils de personne d’intérêt (POI) : Les profils POI créés pour les visiteurs à l’aide de l’action Marquer comme personne d’intérêt ne sont pas affectés par les paramètres de conservation des données de visite dans Guest.
Événements de calendrier : Les événements créés dans des applications de calendrier, à l’aide de raccourcis de calendrier ou de modules complémentaires d’application de calendrier, ne sont pas affectés.
Configuration
La conservation des enregistrements de visite peut être configurée au niveau de l’organisation et du site pour les organisations qui doivent appliquer des politiques différentes selon le lieu.
Niveau organisation
Vous avez besoin administrateur d’organisation Autorisations pour définir la conservation des enregistrements de visite au niveau de l’organisation.
Dans Verkada Command, accédez à All Products > Workplace > 
Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres Guest.
Sous Organisation, sélectionnez Sécurité et données.
Pour la conservation au niveau de l’organisation des enregistrements de visite Guest, choisissez une période de conservation standard ou définissez une valeur personnalisée.
Niveau site
Vous avez besoin administrateur d’organisation Autorisations pour définir la conservation des enregistrements de visite au niveau du site.
Par défaut, les sites suivent le paramètre de conservation des enregistrements de visite au niveau de l’organisation. Un administrateur de l’organisation peut choisir d’utiliser une période de conservation différente pour un site.
Dans Verkada Command, accédez à All Products > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres Guest.
Sous Sites, sélectionnez Détails.
Pour la conservation au niveau du site des enregistrements de visite Guest, choisissez une période de conservation standard ou définissez une valeur personnalisée.
Supprimer manuellement les enregistrements de visite
Les administrateurs peuvent supprimer manuellement les enregistrements de visite pour des invités spécifiques, au cas par cas.
Dans Verkada Command, accédez à All Products > Workplace > Guest.
Sélectionnez la visite souhaitée
Sous Actions, sélectionnez Supprimer la visite.
Dans le menu de confirmation, sélectionnez Supprimer la visite.
Cela supprime définitivement toutes les données d’enregistrement de visite répertoriées dans la Données concernées section.
FAQ
Puis-je conserver certaines données plus longtemps que d’autres ?
Oui. Vous pouvez exporter ou télécharger des données spécifiques (comme les documents Guest ou les journaux des visiteurs) avant la suppression. Nous vous recommandons de mettre en place une planification d’exportation régulière pour répondre aux besoins de conformité ou d’audit.
Quelles unités de temps puis-je utiliser pour la conservation ?
Vous pouvez définir la période de conservation en jours, avec un minimum de 1 jour.
Que se passe-t-il si la conservation des informations d’identification enregistrées est plus longue que celle des enregistrements de visite ?
Les informations d’identification enregistrées suivent leur propre paramètre dans Command, mais sont définies par défaut sur la plus courte des deux périodes de conservation.
Que se passe-t-il si la conservation au niveau du site est plus longue que le paramètre au niveau de l’organisation ?
Lorsqu’une période de conservation personnalisée au niveau du site est configurée, le site suit sa propre période de conservation, qu’elle soit plus longue ou plus courte que le paramètre au niveau de l’organisation.
Que devient la donnée des visites qui n’ont pas encore atteint leur période de conservation ?
Seuls les enregistrements de visite qui ont dépassé la période de conservation configurée seront supprimés. Les enregistrements de visite encore dans la période de conservation active seront conservés. Consultez la section « Étapes d’enregistrement épinglées » ci-dessus pour plus d’informations.
Mis à jour
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