Gérer la conservation des données dans Guest
Contrôler la durée de conservation des données de visite et d'événement par Verkada Guest
Verkada Guest donne aux organisations le contrôle et la flexibilité sur la durée de conservation des enregistrements de visite. Vous pouvez gérer la conservation de deux manières :
Configurer des paramètres de conservation au niveau de l’organisation ou spécifiques à un site.
Supprimer manuellement les enregistrements de visite pour des visites spécifiques selon les besoins.
Données personnelles concernées
Les administrateurs peuvent définir une période après chaque enregistrement, après laquelle les enregistrements de visite sont automatiquement supprimés. Une fois supprimées, ces données ne peuvent pas être récupérées via Command, l’export CSV ou l’API Get Guest Visits.
Les enregistrements de visite pouvant être supprimés de façon permanente incluent, sans s’y limiter :
Nom complet dans Guest
Coordonnées dans Guest
Photo du badge dans Guest
Infos d’identification enregistrées*
Documents Guest**
Réponses aux questions
Réponses au questionnaire
Sélection d’hôte
Sélection(s) d’élève (Types de visiteur scolaire uniquement)
Sélection du patient (Intégration soins de santé uniquement)
Sélection de département (Intégration soins de santé uniquement)
Statut d’exception de tuteur temporaire (Types de visiteur scolaire uniquement)
Statut de liste approuvée
Statut de contrôle de sécurité
Statut d’approbation de l’hôte
Statut de contrôle d’accès dans Guest
Statut d’intégration Wi‑Fi dans Guest
Autres métadonnées de visite (par ex. méthode d’enregistrement, préférence de langue)
* La conservation des infos d’identification enregistrées (pièce d’identité photo, date de naissance, adresse, détails du registre des délinquants) est gérée séparément dans Command. Cette conservation peut être plus courte que la période générale des enregistrements de visite et par défaut prend toujours la durée la plus courte.
** Pour exporter les documents Guest pour une conservation indépendante, ouvrez le profil du visiteur et cliquez sur Détails > Télécharger.
Impact opérationnel de la suppression des enregistrements de visite
Lorsqu’un enregistrement de visite est supprimé :
Accès associé à une porte est révoqué.
L’accès Wi‑Fi suit le comportement de déconnexion configuré.
Les entrées de la liste de personnes ajoutées automatiquement sont supprimées.
Les liens actifs du portail invité expirent.
Événements Guest et visiteurs invités
Les enregistrements de visite pour les invités et événements sont conservés en fonction de la période de conservation définie par l’administrateur. Lorsqu’un événement est supprimé, les enregistrements suivants sont également supprimés de Verkada Guest et du portail Employé :
Nom, date, heure et lieu de l’événement
Organisateur et notes de l’événement
Visiteurs invités et données de visite connexes
Étapes d’enregistrement épinglées
Les épingles permettent aux visiteurs revenants de passer les étapes d’enregistrement déjà complétées.
Si la visite la plus récente d’un visiteur est supprimée, toutes les données épinglées de cette visite sont définitivement supprimées.
Le visiteur doit de nouveau compléter toutes les étapes d’enregistrement.
Tant que la visite la plus récente reste dans la période de conservation, les données épinglées peuvent encore être réutilisées.
Données personnelles hors champ
Le paramètre de conservation des enregistrements de visite et la fonctionnalité de suppression ne s’appliquent qu’aux enregistrements liés aux visites stockés dans Verkada Guest. Ils ne couvrent pas tous les types de données personnelles qui peuvent exister dans Command ou d’autres produits Verkada en lien avec une personne.
Les administrateurs qui doivent satisfaire des demandes d’exercice des droits des personnes concernées ou garantir une suppression complète des données dans Command doivent également examiner et appliquer, le cas échéant, d’autres paramètres pertinents de conservation et de suppression.
Les exemples suivants de données liées à Guest ne sont pas affectés par le calendrier de conservation des enregistrements de visite et ne sont pas couverts par la fonctionnalité de suppression ad hoc des enregistrements de visite :
Données Face Pass : La conservation des données Face Pass n’est pas affectée par les paramètres de conservation des données de visite. Un Face Pass d’un visiteur expirera automatiquement s’il n’est pas utilisé pendant 1 an. Si des visiteurs revenants ont précédemment accepté Face Pass, ils peuvent toujours désactiver la fonctionnalité lors de l’enregistrement, ce qui supprimera les données associées.
Données de contrôle d’accès : Les événements de porte de contrôle d’accès Verkada et les profils de contrôle d’accès Verkada créés pour les visiteurs ne sont pas affectés par les paramètres de conservation des données de visite dans Guest.
Entrées de liste : Les entrées sur la liste des correspondances précédemment rejetées ne sont pas affectées par les paramètres de conservation des données de visite dans Guest. Les entrées sur les listes de refus Guest, les listes d’élèves et de tuteurs, et Listes approuvées ne sont pas affectées par les paramètres de conservation des données.
Profils de personne d’intérêt (POI) : Les profils POI créés pour des visiteurs en utilisant l’action Faire de la personne une personne d’intérêt ne sont pas affectés par les paramètres de conservation des données de visite dans Guest.
Événements de calendrier : Les événements créés dans des applications de calendrier, via des raccourcis de calendrier ou des modules complémentaires d’application de calendrier, ne sont pas affectés.
Configuration
La conservation des enregistrements de visite peut être configurée au niveau de l’organisation et du site pour les organisations qui doivent appliquer des politiques différentes selon l’emplacement.
Autorisation au niveau de l’organisation
Vous avez besoin de Administrateur de l'organisation autorisations pour définir la conservation des enregistrements de visite au niveau de l’organisation.
Dans Verkada Command, allez dans All Products > Workplace > 
Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres Guest.
Sous Organisation, sélectionnez Sécurité et données.
Pour la conservation des enregistrements de visite des invités au niveau de l’organisation, choisissez une période de conservation standard ou définissez une valeur personnalisée.
Niveau du site
Vous avez besoin de Administrateur de l'organisation autorisations pour définir la conservation des enregistrements de visite au niveau du site.
Par défaut, les sites suivront le paramètre de conservation des enregistrements de visite au niveau de l’organisation. Un administrateur d’organisation peut choisir d’utiliser une période de conservation différente pour un site.
Dans Verkada Command, allez dans All Products > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres Guest.
Sous Sites, sélectionnez Conservation des données.
Pour la conservation des enregistrements de visite des invités au niveau du site, choisissez d’utiliser une période de conservation standard ou définissez une valeur personnalisée.
Supprimer manuellement des enregistrements de visite
Les administrateurs peuvent supprimer manuellement des enregistrements de visite pour des invités spécifiques de façon ponctuelle.
Dans Verkada Command, allez dans All Products > Workplace > Guest.
Sélectionnez la visite souhaitée
Sous Actions, sélectionnez Supprimer la visite.
Dans le menu de confirmation, sélectionnez Supprimer la visite.
Cela supprime définitivement toutes les données de l’enregistrement de visite listées dans le Données concernées section.
FAQ
Puis-je conserver certaines données plus longtemps que d’autres ?
Oui. Vous pouvez exporter ou télécharger des données spécifiques (comme les documents Guest ou les journaux de visiteurs) avant la suppression. Nous recommandons de mettre en place un calendrier d’exportation régulier pour les besoins de conformité ou d’audit.
Quelles unités de temps puis-je utiliser pour la conservation ?
Vous pouvez définir la période de conservation en jours, avec un minimum d’un jour.
Que se passe-t-il si la conservation des infos d’identification enregistrées est plus longue que celle des enregistrements de visite ?
Les infos d’identification enregistrées suivent leur propre paramètre dans Command mais prennent par défaut la plus courte des deux périodes de conservation.
Que se passe-t-il si la conservation au niveau du site est plus longue que le paramètre au niveau de l’organisation ?
Lorsqu’une période de conservation personnalisée au niveau du site est configurée, le site suit sa propre période de conservation, qu’elle soit plus longue ou plus courte que le paramètre au niveau de l’organisation.
Que se passe-t-il pour les données des visites qui n’ont pas atteint leur période de conservation ?
Seuls les enregistrements de visite ayant dépassé la période de conservation configurée seront supprimés. Les enregistrements de visite encore dans la période de conservation active seront conservés. Consultez la section "Étapes d’enregistrement épinglées" ci‑dessous pour plus d’informations.
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