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Module complémentaire Outlook pour les événements Verkada Guest

Permettez aux employés d’inviter des visiteurs via Verkada Guest directement depuis Outlook

Le complément Verkada Guest Events permet aux employés de planifier des événements depuis Outlook et de les associer à Verkada Guest. Guest collecte automatiquement les informations des visiteurs avant l’événement.

Activer le complément Verkada Guest Events

Microsoft propose différentes façons pour les organisations de déployer un complément auprès des utilisateurs. Cet article explique comment un complément peut être déployé pour les organisations qui prennent en charge le déploiement centralisé.

Vous devez avoir un Administrateur Microsoft Exchange pour installer et gérer les compléments Microsoft Office.

1

Déployez le complément Verkada Guest Events dans le Centre d’administration Microsoft 365.

  1. Sous Applications disponibles, recherchez Verkada Guest Events. Sélectionnez l’application.

  1. Sélectionnez Déployer l’application.

  2. Dans Configuration, sélectionnez Suivant.

2

Sélectionnez les utilisateurs du complément. Choisissez parmi :

a. Toute l’organisation

b. Utilisateurs/groupes spécifiques

c. Moi uniquement

3

Terminez le déploiement :

a. Sélectionnez Suivant et sélectionnez Accepter les autorisations.

b. Sélectionnez Suivant et sélectionnez Terminer le déploiement.

Se connecter au complément Verkada Guest Event

Un employé doit être répertorié comme Hôte dans Guest pour utiliser le complément Outlook.

Lors de la configuration initiale et après les futures déconnexions, les employés peuvent se connecter au complément Outlook en :

1

Dans Outlook, créez une nouvelle réunion et sélectionnez plus d’options.

2

Ouvrez le complément Verkada Guest Events.

  1. Sous Mes applications, ouvrez le Verkada Guest Events complément.

  2. Sélectionnez Connexion.

3

Choisissez une méthode de connexion.

Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre e-mail et connectez-vous à l’aide du SSO ou d’un mot de passe à usage unique.

Une fois connecté, l’employé peut commencer à créer des événements dans Outlook.

Créer des événements Guest dans Outlook

1

Dans Outlook, créez une nouvelle réunion et sélectionnez Plus d’options.

2

Donnez un titre à la réunion, ajoutez des participants, ajoutez un emplacement et ajoutez une description.

3

Sous Mes applications, ouvrez le complément Verkada Guest Events.

4

Configurez l’événement Guest :

  1. Choisissez un site Guest

  2. Choisissez un type Guest

  3. [Facultatif] Activer un lien RSVP

  4. [Facultatif] Autoriser l’inscription ouverte sur place

5

Cliquez sur Enregistrer l’événement Verkada Guest.

Mettre à jour les événements Guest dans Outlook

Les employés peuvent modifier une réunion Outlook existante pour :

  • Mettre à jour la liste des invités

  • Mettre à jour le nom de l’événement

  • Mettre à jour la description de l’événement

  • Mettre à jour l’heure de fin de l’événement

  • Mettre à jour l’adresse de l’événement

  • Activer/désactiver le lien RSVP

  • Activer/désactiver l’inscription ouverte sur place

Modifier le site Guest, le type Guest et l’heure de début de l’événement à une heure antérieure annulera toutes les inscriptions, et un nouvel e-mail d’inscription est immédiatement envoyé à tous les invités. Tous les invités devront s’inscrire à nouveau.

Pour enregistrer dans Verkada Guest toute modification apportée à une réunion Outlook :

1

Ouvrez le complément Verkada Guest Events.

2

Mettre à jour l’événement Guest.

  1. Sélectionnez Modifier.

  2. Choisissez Mettre à jour l’événement Verkada Guest.

FAQ

Comment puis-je déployer des compléments Microsoft Office ?

Consultez la documentation de Microsoft sur le déploiement des compléments :

Comment puis-je contrôler quels utilisateurs peuvent utiliser le module complémentaire Verkada Guest Events ?

Lors du déploiement d’un complément, les administrateurs Microsoft Exchange peuvent sélectionner les utilisateurs et groupes concernés. Ces utilisateurs et groupes peuvent être modifiés ultérieurement.

Un utilisateur doit être un Hôte dans Verkada Guest pour vous connecter et utiliser le complément Verkada Guest Events dans Outlook.

Que dois-je faire si le complément Verkada Guest Events ne dispose pas des autorisations suffisantes ?

Si le complément Verkada Guest Events indique que les autorisations d’application requises sont manquantes, les administrateurs Microsoft peuvent ajuster les autorisations en :

  1. Se connecter à Centre d’administration Microsoft Entra.

  2. Sélectionnez Applications d’entreprise.

  3. Sous Toutes les applications, sélectionnez Verkada Guest Events.

  4. Sous Sécurité, sélectionnez Autorisations.

  5. Cliquez sur Accorder le consentement de l’administrateur.

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