Gérer les événements depuis le Portail Employé
Utilisez my.verkada.com pour permettre aux employés de créer des invitations et des événements Verkada Guest
Les employés peuvent créer et gérer des événements visiteurs depuis le portail employé, my.verkada.com. Les employés qui accueillent des visiteurs ont une visibilité sur tous les visiteurs invités, inscrits et non inscrits.
Créer un événement
Vous devez être un hôte pour un site Verkada Guest afin de créer un événement depuis my.verkada.com.
Connectez-vous à votre my.verkada.com compte.
En haut à droite, cliquez sur > Inviter des invités.
En haut, cliquez sur Nouvel événement pour ouvrir la fenêtre modale Créer un événement.
En haut, saisissez un nom d’événement.
Sous Quand :
a. Sélectionnez la date et l’heure de l’événement. Remarque : Une invitation peut s’étendre sur un ou plusieurs jours. Pour les invitations qui s’étendent sur plusieurs jours, définissez les heures de début et de fin de l’événement. Ces heures s’appliqueront à chaque jour de l’événement. b. Cliquez sur Terminé.
Sous Lieu, saisissez l’adresse de l’événement.
Sous Hôtes, sélectionnez les employés à notifier lorsque les invités s’enregistrent.
Remarque : Le créateur de l’invitation est l’hôte de l’invitation par défaut.
Sous Type, sélectionnez le type d’invité pour l’événement. Les invités doivent suivre les étapes faisant partie du type d’invité pour s’inscrire.
Sous Invités, cliquez sur :
a. Ajouter manuellement pour ajouter manuellement les informations des invités. b. Importation en masse (CSV) pour importer un CSV contenant les informations des invités. c. Cliquez sur Terminé.
(Facultatif) Sous Notes, saisissez des notes pertinentes pour l’événement.
(Facultatif) Activez Créer un lien d’inscription à partager avec les invités.
(Facultatif) Activez Permettre à quiconque de s’inscrire le jour de l’événement.
Cliquez sur Créer.
Toute personne figurant sur la liste des invités avec une adresse e-mail recevra automatiquement un e-mail d’inscription. Les invitations d’inscription sont envoyées uniquement par e-mail et non par SMS.
Gérer les événements
Les hôtes peuvent consulter tous les événements qu’ils animent depuis le portail employé. Les hôtes peuvent modifier des événements existants pour :
Mettre à jour la liste des invités
Remarque : Les participants nouvellement ajoutés recevront immédiatement des e-mails d’inscription.
Mettre à jour l’hôte de l’événement
Remarque : Le créateur original de l’événement pourra toujours consulter l’événement depuis le portail employé
Mettre à jour le nom de l’événement
Mettre à jour la note de l’événement
Mettre à jour le jour et l’heure de fin de l’événement
Mettre à jour l’adresse de l’événement
Modifier le site Guest, le type d’invité et l’heure de début de l’événement annulera toutes les inscriptions, et un nouvel e-mail d’inscription sera immédiatement envoyé à tous les invités. Tous les invités doivent se réinscrire.
Accepter les participants sans rendez-vous
Les Permettre à quiconque de s’inscrire le jour de l’événement l’option permet aux participants de s’inscrire sur place. Lorsqu’elle est activée, l’événement apparaît comme option sur la tablette et dans le portail d’enregistrement web le jour de l’événement.
Les participants qui se sont inscrits à l’avance peuvent utiliser cette option pour se signaler présents. Les participants qui ne figuraient pas sur la liste d’invitation ou ne se sont pas inscrits à l’avance peuvent utiliser cette option pour s’inscrire à l’événement.
FAQ
Quelles informations sont requises pour ajouter un invité à une invitation ?
Un nom complet est requis pour ajouter un invité dans le portail employé. L’e-mail, le téléphone et les notes de l’invité sont facultatifs, mais l’ajout d’un e-mail garantit que l’invité reçoit une invitation et peut s’inscrire à l’avance.
Puis-je envoyer à mes invités des informations de bienvenue et des instructions ?
Oui, vous pouvez personnaliser un message de bienvenue pour chaque type d’invité dans les paramètres de votre site. Les invités reçoivent ce message après leur inscription, ce qui vous permet d’inclure des indications de stationnement, des identifiants Wi‑Fi ou d’autres liens utiles.
Comment les invités invités se connectent-ils ?
Le jour de l’événement, les participants inscrits reçoivent un e-mail contenant un lien pour se connecter.
Les participants inscrits et non inscrits peuvent se connecter sur la tablette ou scanner le code QR de la tablette avec leur appareil mobile pour se connecter via leur navigateur.
Mis à jour
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Comment fonctionnent les événements sur plusieurs jours ?
Les événements sur plusieurs jours permettent aux organisations d’accueillir des visiteurs sur plusieurs jours avec une seule inscription. Chaque jour, les visiteurs peuvent s’enregistrer eux-mêmes ou être marqués présents par les utilisateurs Guest.