Listes approuvées pour Verkada Guest
Utilisez des listes approuvées pour simplifier l’enregistrement des visiteurs dans votre organisation
Une liste approuvée est un outil polyvalent qui peut aider les organisations à simplifier l’enregistrement des visiteurs réguliers. Les organisations peuvent configurer des types de visiteurs afin de garantir que seuls les visiteurs figurant sur une liste approuvée puissent s’enregistrer. Les invités peuvent être ajoutés à la liste approuvée via une demande ou par importation CSV.
Créer une liste approuvée
Vous avez besoin de Administrateur du site Guest autorisations pour créer ou supprimer des listes approuvées.
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Listes approuvées.
En haut à droite, cliquez sur Nouvelle liste.
a. Saisissez un nom unique pour la liste. b. Sélectionnez le site auquel la liste s’appliquera. c. Cliquez Créer.
Associer une liste approuvée à un type de Guest
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres des invités.
Sous Organisation > Types d’invités, cliquez sur Gérer les types d’invités.
Sélectionnez le type de Guest que vous souhaitez modifier.
Cochez la case à côté de Invités approuvés uniquement.
Sélectionnez la liste approuvée dans le menu déroulant.
Cliquez dans le coin supérieur droit pour enregistrer les modifications.
Types de Guest doit nécessiter une adresse e-mail afin d’ajouter une liste de Guest approuvée.
Créer une demande de liste approuvée
Une façon d’ajouter des visiteurs à une liste approuvée est de passer par une demande. Une demande permet aux organisations d’examiner un large éventail de visiteurs pour une liste approuvée et exige également que les visiteurs potentiels de la liste approuvée fassent une demande. Chaque demande de liste approuvée possède une URL unique à partir de laquelle les personnes peuvent postuler.
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
À droite, cliquez sur Créer une demande.
Personnalisez les étapes de la demande, qui peuvent inclure :
Coordonnées
Vérification de sécurité
Documents
Réponses
Adresse
Téléversement de fichier
Capturer une photo
Cliquez dans le coin supérieur droit pour enregistrer les modifications
L’URL de la demande peut être copiée depuis le menu de la demande et distribuée selon les besoins.
Téléverser des visiteurs approuvés via CSV
Les organisations peuvent souhaiter ajouter des visiteurs directement à la liste sans demande. Cela peut être réalisé avec un téléversement CSV.
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
À droite, cliquez sur Télécharger la liste.
Sélectionnez un fichier CSV à téléverser.
Vous pouvez utiliser plusieurs fichiers CSV pour ajouter des visiteurs, mais les téléversements doivent être effectués un fichier à la fois.
Configurer l’expiration automatique
Les organisations peuvent configurer des règles qui limitent la durée pendant laquelle un visiteur est actif sur une liste approuvée.
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Listes approuvées.
En bas à droite, cliquez sur Expirer.
Définissez la période d’expiration automatique.
(Facultatif) Activez les rappels d’expiration, qui invitent les visiteurs à faire une nouvelle demande pour une liste approuvée.
Gérer les demandes
Vous avez besoin de Administrateur du site Guest autorisations pour créer ou supprimer des listes approuvées.
Tout administrateur du site Guest peut examiner les candidats. Les utilisateurs configurés comme examinateurs pour la liste seront informés quotidiennement des demandes en attente et recevront une alerte immédiate lorsqu’une demande renvoie des résultats de vérification de sécurité.
Les demandes doivent être examinées avant d’être ajoutées à une liste approuvée. Vous pouvez examiner les demandes en cliquant sur le compteur de demandes en haut à droite.
Ce menu répertorie toutes les demandes en attente d’examen. Les utilisateurs peuvent approuver, rejeter ou supprimer chaque demande. Si une vérification de sécurité est requise, les résultats apparaissent ici. La vérification utilise le nom complet et la date de naissance du candidat. Les examinateurs doivent vérifier que ces informations correspondent à la pièce d’identité téléversée avant d’approuver le candidat.
Les candidats sont informés par e-mail lorsque leur demande est approuvée ou rejetée. Les demandes rejetées peuvent être consultées à partir du compteur en haut à droite de la page de la liste approuvée. Si nécessaire, vous pouvez renvoyer une demande rejetée vers le menu d’examen en cliquant sur Annuler.
Gérer les visiteurs sur la liste approuvée
Vous pouvez rechercher des visiteurs sur une liste approuvée à partir de la barre de recherche en haut de la page. Une liste approuvée affiche le nom du visiteur, la date d’ajout à la liste, l’utilisateur Command qui a ajouté le visiteur et la date de son dernier contrôle de sécurité. Les détails du visiteur sont disponibles en cliquant sur un visiteur.
Supprimer un visiteur
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
Cliquez à droite de l’entrée du visiteur.
Sélectionnez Supprimer.
Vérifications de sécurité
Les visiteurs figurant sur une liste approuvée peuvent être contrôlés à tout moment par rapport aux bases de données gouvernementales.
Vérifier un visiteur
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Guest
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
Cliquez à droite de l’entrée du visiteur.
Sélectionnez Vérifier cet invité. Si le visiteur a été ajouté à la liste via une demande, il sera contrôlé par rapport aux mêmes bases de données que celles utilisées lors de sa demande.
Vérifier tous les visiteurs
Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
À droite, cliquez sur Vérifier les invités.
Sélectionnez les bases de données à vérifier, puis cliquez sur Exécuter la vérification de sécurité.
Les modifications apportées dans ce menu mettent à jour les bases de données utilisées pour la vérification de sécurité.
Les visiteurs qui obtiennent des résultats lors de la vérification de sécurité doivent être examinés avant que leur statut sur la liste approuvée ne soit renouvelé. Les résultats de ces vérifications de sécurité sont consultés dans la fenêtre Examiner les demandes .
Conservation des données
Les informations fournies par le visiteur, y compris les réponses, les documents signés, les coordonnées et l’adresse, sont conservées indéfiniment. La conservation des photos d’identité est définie par le paramètre de l’organisation Guest Conservation des informations d’identification enregistrées. Ce paramètre ne peut être modifié que par les administrateurs de l’organisation.
Les demandes qui génèrent des résultats de vérification de sécurité doivent être examinées dans les 30 jours.
Les demandes dont les résultats de vérification de sécurité ne sont pas examinés dans les 30 jours peuvent ne pas être ajoutées à une liste approuvée.
Une fois qu’une demande est approuvée, la date de naissance d’un visiteur n’est jamais exposée aux utilisateurs de Command. Verkada Guest stocke cette date afin d’effectuer des vérifications de sécurité précises.
Vous préférez le voir en action ? Découvrez le tutoriel vidéo.
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