Listes approuvées pour les invités
Utiliser des listes approuvées pour simplifier l'enregistrement des visiteurs dans votre organisation
Une liste approuvée est un outil polyvalent qui peut aider les organisations à simplifier l’enregistrement des visiteurs réguliers. Les organisations peuvent configurer des types d’invités pour s’assurer que seuls les visiteurs figurant sur une liste approuvée peuvent se présenter. Les invités peuvent être ajoutés à la liste approuvée via une candidature ou par importation CSV.
Créer une liste approuvée
Vous avez besoin de Administrateur du site des invités autorisations pour créer ou supprimer des listes approuvées.
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation gauche, cliquez sur Listes approuvées.
En haut à droite, cliquez sur Nouvelle liste.
a. Saisissez un nom unique pour la liste. b. Sélectionnez le site auquel la liste s’appliquera. c. Cliquez Créer.
Lier une liste approuvée à un type d’invité
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres Guest.
Sous Organization > Guest Types, cliquez sur Manage Guest Types.
Sélectionnez le type d’invité que vous souhaitez modifier.
Cochez la case à côté de Invités approuvés uniquement.
Sélectionnez la liste approuvée dans le menu déroulant.
Cliquez en haut à droite pour enregistrer les modifications.
Types d’invités doivent exiger un e-mail afin d’ajouter une liste d’invités approuvés.
Créer une candidature pour une liste approuvée
Une façon d’ajouter des visiteurs à une liste approuvée est via une candidature. Une candidature permet aux organisations de prendre en considération un large éventail de visiteurs pour une liste approuvée et exige également que les visiteurs potentiels de la liste approuvée postulent. Chaque candidature pour une liste approuvée possède une URL unique à partir de laquelle les personnes peuvent postuler.
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
À droite, cliquez sur Créer une candidature.
Personnalisez les étapes de la candidature, qui peuvent inclure :
Informations de contact
Contrôle de sécurité
Documents
Réponses
Adresse
Téléversement de fichier
Capturer une photo
Cliquez en haut à droite pour enregistrer les modifications
L’URL de la candidature peut être copiée depuis le menu de la candidature et distribuée selon les besoins.
Importer des visiteurs approuvés via CSV
Les organisations peuvent souhaiter ajouter des visiteurs directement à la liste sans candidature. Cela peut être accompli par une importation CSV.
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
À droite, cliquez sur Importer la liste.
Sélectionnez un fichier CSV à importer.
Vous pouvez utiliser plusieurs fichiers CSV pour ajouter des visiteurs, mais les importations doivent être effectuées un fichier à la fois.
Configurer l’expiration automatique
Les organisations peuvent configurer des règles qui limitent la période pendant laquelle un visiteur est actif sur une liste approuvée.
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation gauche, cliquez sur Listes approuvées.
En bas à droite, cliquez sur Expirer.
Définissez la période d’expiration automatique.
(Optionnel) Activez les rappels d’expiration, qui conseillent aux visiteurs de poser de nouveau leur candidature à une liste approuvée.
Gérer les candidatures
Vous avez besoin de Administrateur du site des invités autorisations pour créer ou supprimer des listes approuvées.
Tout administrateur du site des invités peut examiner les candidats. Les utilisateurs configurés comme réviseurs pour la liste seront notifiés quotidiennement des candidatures en attente et seront alertés immédiatement lorsqu’une candidature renvoie des résultats de contrôle de sécurité.
Les candidatures doivent être examinées avant d’être ajoutées à une liste approuvée. Vous pouvez examiner les candidatures en cliquant sur le compteur de candidatures en haut à droite.
Ce menu répertorie toutes les candidatures en attente d’examen. Les utilisateurs peuvent approuver, rejeter ou supprimer chaque candidature. Si un contrôle de sécurité est requis, les résultats apparaissent ici. L’écran utilise le nom complet du candidat et sa date de naissance. Les réviseurs doivent vérifier que ces informations correspondent à l’identification téléversée avant d’approuver le candidat.
Les candidats sont notifiés par e-mail lorsque leur candidature est approuvée ou rejetée. Les candidatures rejetées peuvent être consultées depuis le compteur en haut à droite de la page Liste approuvée. Si nécessaire, vous pouvez renvoyer une candidature rejetée au menu d’examen en cliquant sur Annuler.
Gérer les visiteurs sur la liste approuvée
Vous pouvez rechercher des visiteurs sur une liste approuvée depuis la barre de recherche en haut de la page. Une liste approuvée affiche le nom du visiteur, la date d’ajout à la liste, l’utilisateur Command qui a ajouté le visiteur et la date de leur dernier contrôle de sécurité. Les détails du visiteur sont disponibles en cliquant sur un visiteur.
Supprimer un visiteur
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
Cliquez à droite de l’entrée du visiteur.
Sélectionnez Supprimer.
Contrôles de sécurité
Les visiteurs sur une liste approuvée peuvent être vérifiés par rapport aux bases de données gouvernementales à tout moment.
Vérifier un visiteur
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Guest
Dans la navigation gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
Cliquez à droite de l’entrée du visiteur.
Sélectionnez Vérifier cet invité. Si le visiteur a été ajouté à la liste via une candidature, il sera vérifié par rapport aux mêmes bases de données consultées lors de sa candidature.
Vérifier tous les visiteurs
Dans Verkada Command, allez dans Tous les produits > Workplace > Guest.
Dans la navigation gauche, cliquez sur Listes approuvées.
Sélectionnez une liste à modifier.
À droite, cliquez sur Vérifier les invités.
Sélectionnez les bases de données à vérifier et cliquez sur Lancer le contrôle de sécurité.
Les modifications apportées dans ce menu mettent à jour les bases de données utilisées pour les contrôles de sécurité.
Les visiteurs qui renvoient des résultats du contrôle de sécurité doivent être examinés avant que leur statut sur la liste approuvée ne soit reconduit. Les résultats de ces contrôles de sécurité sont consultés dans la Revoir les candidatures fenêtre.
Conservation des données
Les informations fournies par le visiteur, y compris les réponses, les documents signés, les coordonnées et l’adresse, sont sauvegardées indéfiniment. La conservation des photos d’identité est définie par le paramètre de l’organisation Guest Conservation des informations d’identité enregistrées. Ce paramètre ne peut être modifié que par les administrateurs de l’organisation.
Les candidatures qui génèrent des résultats de contrôle de sécurité doivent être examinées dans les 30 jours.
Les candidatures avec des résultats de contrôle de sécurité qui ne sont pas examinées dans les 30 jours peuvent ne pas être ajoutées à une liste approuvée.
Une fois qu’une candidature est approuvée, la date de naissance d’un visiteur n’est jamais exposée aux utilisateurs de Command. Verkada Guest conserve cette date pour effectuer des contrôles de sécurité précis.
Vous préférez le voir en action ? Consultez le tutoriel vidéo.
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