Hôtes avec types Guest

Concevoir des flux de travail pour les visiteurs impliquant les employés

Configurer les types d’invités avec des hôtes

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Dans Verkada Command, accédez à Tous les produits > Workplace > Guest.

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Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres Guest.

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Sous Sites > Types d’invités, cliquez sur Gérer les types d’invités.

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Sélectionnez un type d’invité ou en créez un nouveau.

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Cliquez sur > Choisir un hôte.

Configurer l’étape Choisir un hôte

Les types d’invités peuvent inclure l’étape Choisir un hôte pour associer des hôtes aux visiteurs. Cette étape prend en charge les configurations suivantes :

Affectation de l’hôte

• Demander au visiteur de choisir: Le visiteur sélectionne son hôte lors de l’enregistrement.
• Attribuer automatiquement: Un ou plusieurs hôtes sont attribués automatiquement sans intervention du visiteur.

Hôtes par défaut

Définit quels hôte(s) sont attribués selon le paramètre d’affectation de l’hôte sélectionné :

• Si l’attribution est automatique: Les hôtes par défaut sont les hôtes attribués automatiquement au visiteur.
• Si le visiteur sélectionne un hôte: Les hôtes par défaut sont attribués uniquement si le visiteur sélectionne Je ne connais pas mon hôte. Ce paramètre est facultatif dans ce mode.

Options d’hôte par défaut disponibles :

• Aucun hôte par défaut: Aucun hôte de secours n’est attribué.
• Hôtes par défaut du site: Utilise les hôtes par défaut du site, si configurés.
• Choisir un hôte: Sélectionnez manuellement un ou plusieurs hôtes spécifiques au site pour servir de valeur par défaut pour ce type d’invité.

(Facultatif) Exiger l’approbation de l’hôte pour l’enregistrement

Activez cette option pour exiger l’approbation de l’hôte avant qu’un visiteur puisse s’enregistrer. Les hôtes reçoivent les demandes d’approbation via leur canal de notification préféré (e-mail, SMS, Slack ou Microsoft Teams).

	Aucun hôte par défaut configuré	Hôtes par défaut configurés
Demander à l’invité de sélectionner	Le visiteur doit sélectionner un hôte. Si l’approbation de l’hôte est activée, l’hôte sélectionné doit approuver le visiteur.	Le visiteur peut sélectionner un hôte ou sélectionner Je ne connais pas mon hôte. Si l’approbation de l’hôte est activée, l’hôte sélectionné ou l’un des hôtes par défaut doit approuver le visiteur.
Attribuer l’hôte automatiquement	N/D	Le visiteur est pas invité à sélectionner un hôte. Si l’approbation de l’hôte est activée, l’un des hôtes par défaut doit approuver le visiteur.

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Notifications de l’hôte pour les visiteurs sans rendez-vous

Les hôtes sont notifiés dans les cas suivants :

• Une visite nécessite l’approbation de l’hôte
• Un visiteur accompagné est autorisé à entrer
• Un visiteur accompagné enregistre sa sortie

Les notifications incluent le nom, la photo et — en option — les réponses du visiteur aux questions configurées.

Si une intégration Wi-Fi est activée, la notification peut également inclure les détails d’accès Wi-Fi invité. En savoir plus sur les intégrations Wi-Fi.

Inclure les réponses du visiteur dans les notifications

Vous pouvez configurer les types d’invités pour inclure la réponse du visiteur à certaines questions dans les notifications à l’hôte.

Types d’étapes pris en charge :

• Question à choix multiple
• Question à réponse ouverte

Les hôtes verront les réponses de leurs invités dans tous les supports de communication.

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Approbation de l’hôte

Si l’approbation de l’hôte est activée pour l’étape Hôte, un ou plusieurs hôtes peuvent être invités à approuver le visiteur. Les demandes d’approbation sont envoyées par SMS, e-mail, Slack ou Microsoft Teams.

Les hôtes disposent d’une heure pour approuver ou refuser le visiteur. Passé ce délai, la demande expire et ne peut plus être mise à jour.

Un agent de site Workplace peut autoriser manuellement l’entrée depuis la page d’accueil des invités si le visiteur attend toujours l’approbation de l’hôte.

L’approbation de l’hôte ne s’applique pas aux participants pour Événements invités.

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FAQ

Puis-je utiliser l’étape Choisir un hôte avec les types d’invités globaux ?

Oui, l’étape Choisir un hôte peut être utilisée avec les types d’invités globaux. Les types d’invités globaux peuvent être attribués à un ou plusieurs sites, et chaque site peut avoir sa propre liste d’hôtes. Lorsqu’un visiteur se connecte à l’aide d’un type d’invité global, l’étape Choisir un hôte fera référence à la liste d’hôtes propre au site où l’enregistrement a lieu.

Combien de temps un hôte a-t-il pour approuver un visiteur ?

Lorsque l’approbation de l’hôte est activée, les hôtes disposent d’une heure après l’enregistrement d’un visiteur pour approuver ou refuser celui-ci. Après 1 heure, l’état du visiteur sera : enregistrement expiré. Un agent de site Workplace pourra autoriser l’entrée de ce visiteur.

Les types d’invités scolaires peuvent-ils utiliser l’étape Choisir un hôte ?

Non, Types de visiteurs scolaires ne peuvent pas utiliser l’étape Choisir un hôte.