Gérer la conservation des données dans Guest
Contrôler la durée de conservation des données de visites et d’événements par Verkada Guest
Verkada Guest donne aux organisations le contrôle et la flexibilité sur la durée de conservation des enregistrements de visite. Vous pouvez gérer la rétention de deux manières :
Configurer des paramètres de rétention au niveau de l’organisation ou spécifiques au site.
Supprimer manuellement les enregistrements de visite pour des visites spécifiques selon les besoins.
Données personnelles concernées
Les administrateurs peuvent définir une période après chaque enregistrement, après laquelle les enregistrements de visite sont automatiquement supprimés. Une fois supprimées, ces données ne peuvent pas être récupérées via Command, l’export CSV ou l’API Get Guest Visits.
Les enregistrements de visite pouvant être supprimés définitivement incluent, sans s’y limiter :
Nom complet dans Guest
Coordonnées dans Guest
Photo du badge dans Guest
Informations d’identification enregistrées*
Documents du visiteur**
Réponses aux questions
Réponses au questionnaire
Sélection de l’hôte
Sélection(s) d’élève (types d’invités scolaires uniquement)
Sélection du patient (Intégration santé uniquement)
Sélection du département (intégration santé uniquement)
Statut d’exception de tuteur temporaire (types d’invités scolaires uniquement)
Statut de la liste approuvée
Statut de filtrage de sécurité
Statut d’approbation de l’hôte
Statut de contrôle d’accès dans Guest
Statut d’intégration Wi‑Fi dans Guest
Autres métadonnées de visite (p. ex. méthode d’enregistrement, préférence de langue)
* La conservation des informations d’identification enregistrées (photo d’identité, date de naissance, adresse, détails du registre des délinquants) est gérée séparément dans Command. Cette rétention peut être plus courte que la période générale des enregistrements de visite et revient toujours à la période la plus courte.
** Pour exporter les documents du visiteur en vue d’une conservation indépendante, ouvrez le profil du visiteur et cliquez sur Détails > Télécharger*.*
Impact opérationnel de la suppression d’un enregistrement de visite
Lorsqu’un enregistrement de visite est supprimé :
Accès à la porte associé est révoqué.
L’accès Wi‑Fi suit le comportement de déconnexion configuré.
Les entrées de la liste de personnes ajoutées automatiquement sont supprimées.
Les liens du portail invité actifs expirent.
Événements invités et visiteurs invités
Les enregistrements de visite pour les invités et événements invités sont conservés en fonction de la période de rétention définie par l’administrateur. Lorsqu’un événement est supprimé, les enregistrements suivants sont également supprimés de Verkada Guest et du portail des employés :
Nom de l’événement, date, heure et lieu
Organisateur et notes de l’événement
Visiteurs invités et données de visite associées
Étapes d’enregistrement épinglées
Les épingles permettent aux visiteurs revenant d’éviter des étapes d’enregistrement précédemment effectuées.
Si la visite la plus récente d’un visiteur est supprimée, toutes les données épinglées de cette visite sont supprimées définitivement.
Le visiteur doit à nouveau effectuer toutes les étapes d’enregistrement.
Tant que la visite la plus récente reste dans la période de rétention, les données épinglées peuvent toujours être réutilisées.
Données personnelles hors du périmètre
Le paramètre de rétention des enregistrements de visite et la fonctionnalité de suppression ne s’appliquent qu’aux enregistrements liés aux visites stockés dans Verkada Guest. Ils ne couvrent pas tous les types de données personnelles pouvant exister dans Command ou d’autres produits Verkada en lien avec une personne.
Les administrateurs qui doivent traiter des demandes des personnes concernées ou garantir une suppression complète des données dans Command doivent également examiner et appliquer, le cas échéant, d’autres paramètres de conservation et de suppression pertinents.
Les exemples suivants de données liées à Guest ne sont pas impactés par le calendrier de rétention des enregistrements de visite et ne relèvent pas de la fonctionnalité de suppression ponctuelle des enregistrements de visite :
Données Face Pass : La conservation des données Face Pass n’est pas affectée par les paramètres de rétention des données de visite. Le Face Pass d’un visiteur expirera automatiquement s’il n’est pas utilisé pendant 1 an. Si des visiteurs revenants se sont précédemment inscrits au Face Pass, ils peuvent toujours désactiver la fonctionnalité lors de l’enregistrement, ce qui supprimera les données associées.
Données de contrôle d’accès : Verkada Événements de porte de contrôle d’accès Verkada et les profils de contrôle d’accès Verkada créés pour les visiteurs ne sont pas affectés par les paramètres de rétention des données de visite dans Guest.
Entrées de listes : Les entrées de la liste des correspondances précédemment rejetées ne sont pas affectées par les paramètres de rétention des données de visite dans Guest. Les entrées des listes de refus Guest, listes d’élèves et de tuteurs, et Listes approuvées ne sont pas affectées par les paramètres de rétention des données.
Profils de personne d’intérêt (POI) : Les profils POI créés pour des visiteurs à l’aide de l’action Marquer comme personne d’intérêt ne sont pas affectés par les paramètres de rétention des données de visite dans Guest.
Événements de calendrier : Les événements créés dans des applications de calendrier, à l’aide de raccourcis de calendrier ou d’extensions d’application de calendrier, ne sont pas affectés.
Configuration
La rétention des enregistrements de visite peut être configurée au niveau de l’organisation et au niveau du site pour les organisations qui doivent appliquer des politiques différentes selon le lieu.
Niveau org.
Vous avez besoin de Administrateur de l’organisation autorisations pour définir la rétention des enregistrements de visite au niveau de l’organisation.
Dans Verkada Command, allez dans All Products > Workplace > 
Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres des invités.
Sous Organisation, sélectionnez Sécurité et données.
Pour la rétention des enregistrements de visite au niveau de l’organisation, choisissez une période de rétention standard ou définissez une valeur personnalisée.
Niveau site
Vous avez besoin de Administrateur de l’organisation autorisations pour définir la rétention des enregistrements de visite au niveau du site.
Par défaut, les sites suivent le paramètre de rétention des enregistrements de visite au niveau de l’organisation. Un administrateur d’organisation peut choisir d’utiliser une période de rétention différente pour un site.
Dans Verkada Command, allez dans All Products > Workplace > Guest.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Paramètres des invités.
Sous Sites, sélectionnez Conservation des données.
Pour la rétention des enregistrements de visite au niveau du site, choisissez d’utiliser une période de rétention standard ou définissez une valeur personnalisée.
Suppression manuelle des enregistrements de visite
Les administrateurs peuvent supprimer manuellement des enregistrements de visite pour des visiteurs spécifiques de manière ponctuelle.
Dans Verkada Command, allez dans All Products > Workplace > Guest.
Sélectionnez la visite souhaitée
Sous Actions, sélectionnez Supprimer la visite.
Dans le menu de confirmation, sélectionnez Supprimer la visite.
Cela supprime définitivement toutes les données d’enregistrement de visite listées dans le Données concernées .
FAQ
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