Gérer les événements depuis le portail employé
Utiliser my.verkada.com pour permettre aux employés de créer des invitations et événements Guest
Les employés peuvent créer et gérer des événements visiteurs depuis le portail employé, my.verkada.com. Les employés hébergeant des visiteurs ont une visibilité sur tous les invités, enregistrés et non enregistrés.
Créer un événement
Vous devez être hôte d’un site Verkada Guest pour créer un événement depuis my.verkada.com.
Connectez-vous à votre my.verkada.com compte.
En haut à droite, cliquez sur > Inviter des invités.
En haut, cliquez sur Nouvel événement pour ouvrir la fenêtre Créer un événement.
En haut, saisissez un nom d’événement.
Sur Quand :
a. Sélectionnez la date et l’heure de l’événement. Remarque : Une invitation peut s’étendre sur un ou plusieurs jours. Pour les invitations sur plusieurs jours, définissez les heures de début et de fin de l’événement. Ces horaires s’appliqueront à chaque jour de l’événement. b. Cliquez Terminé.
Sur Lieu, saisissez l’adresse de l’événement.
Sur Hôtes, sélectionnez les employés à notifier lorsque des invités s’enregistrent.
Remarque : Le créateur de l’invitation est par défaut l’hôte de l’invitation.
Sur Type, sélectionnez le type d’invité pour l’événement. Les invités doivent compléter les étapes qui font partie du type d’invité pour s’enregistrer.
Sur Invités cliquez :
a. Ajouter manuellement pour ajouter manuellement les informations des invités. b. Téléversement en masse (CSV) pour téléverser un CSV contenant les informations des invités. c. Cliquez Terminé.
(Optionnel) Sur Notes, saisissez des notes pertinentes pour l’événement.
(Optionnel) Activez Créer un lien d’inscription à partager avec les invités.
(Optionnel) Activez Permettre à quiconque de s’inscrire le jour de l’événement.
Cliquez sur Créer.
Toutes les personnes de la liste d’invités disposant d’un e-mail recevront automatiquement un e-mail d’inscription. Les invitations d’inscription sont uniquement envoyées par e-mail et ne sont pas envoyées par SMS.
Gérer les événements
Les hôtes peuvent voir tous les événements qu’ils organisent depuis le portail employé. Les hôtes peuvent modifier les événements existants pour :
Mettre à jour la liste d’invités
Remarque : Les participants nouvellement ajoutés recevront immédiatement des e-mails d’inscription.
Mettre à jour l’hôte de l’événement
Remarque : Le créateur original de l’événement pourra toujours voir l’événement depuis le portail employé
Mettre à jour le nom de l’événement
Mettre à jour la note de l’événement
Mettre à jour le jour et l’heure de fin de l’événement
Mettre à jour l’adresse de l’événement
Modifier le site Guest, le type d’invité ou l’heure de début d’un événement annulera toutes les inscriptions et un nouvel e-mail d’inscription sera immédiatement envoyé à tous les invités. Tous les invités doivent se réinscrire.
Accepter les participants en visite libre
Le Permettre à quiconque de s’inscrire le jour de l’événement le bascule permet aux participants de s’enregistrer sur place. Lorsqu’elle est activée, l’événement apparaît comme option sur la tablette et le portail web d’enregistrement le jour de l’événement.
Les participants qui se sont inscrits à l’avance peuvent utiliser cette option pour se marquer comme présents. Les participants qui n’étaient pas sur la liste d’invités ou qui ne se sont pas inscrits à l’avance peuvent utiliser cette option pour s’inscrire à l’événement.
FAQ
Mis à jour
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Comment fonctionnent les événements sur plusieurs jours ?
Les événements multi-jours permettent aux organisations d’accueillir des visiteurs sur plusieurs jours avec une seule inscription. Chaque jour, les visiteurs peuvent s’enregistrer eux-mêmes ou être marqués présents par des utilisateurs Guest.