Administrar la retención de datos en Guest
Controlar cuánto tiempo Verkada Guest almacena datos de visitas y eventos
Verkada Guest da a las organizaciones control y flexibilidad sobre cuánto tiempo se conservan los registros de visitas. Puede gestionar la retención de dos maneras:
Configurar ajustes de retención a nivel de organización o específico por sitio.
Eliminar manualmente los registros de visitas de visitas específicas según sea necesario.
Datos personales en el alcance
Los administradores pueden establecer un período de tiempo después de cada registro de entrada, tras el cual los registros de visitas se eliminan automáticamente. Una vez eliminados, estos datos no se pueden recuperar a través de Command, exportación CSV o la API Get Guest Visits.
Los registros de visitas que se pueden eliminar de forma permanente incluyen, pero no se limitan a:
Nombre completo en Guest
Información de contacto en Guest
Foto de identificación en Guest
Información de identificación guardada*
Documentos del invitado**
Respuestas a preguntas
Respuestas del cuestionario
Selección del anfitrión
Selección(es) del estudiante (solo Tipos de Invitado Escolar)
Selección de paciente (Solo integración sanitaria)
Selección de departamento (solo integración sanitaria)
Estado de Excepción de Tutor Temporal (solo Tipos de Invitado Escolar)
Estado de Lista Aprobada
Estado de Revisión de Seguridad
Estado de aprobación del anfitrión
Estado de control de acceso en Guest
Estado de integración Wi‑Fi en Guest
Otros metadatos de la visita (p. ej., método de registro, preferencia de idioma)
* La retención de la información de identificación guardada (foto de identificación, fecha de nacimiento, dirección, detalles del registro de infractores) se gestiona por separado en Command. Esta retención puede ser más corta que el período general de registros de visitas y siempre predetermina al plazo más corto.
** Para exportar documentos de invitados para su retención independiente, abra el perfil del invitado y haga clic en Detalles > Descargar.
Impacto operativo de la eliminación del registro de visitas
Cuando se elimina un registro de visita:
Acceso a la puerta asociado queda revocado.
El acceso Wi‑Fi sigue el comportamiento de cierre de sesión configurado.
Los enlaces activos del Portal de Invitados caducan.
Eventos de invitados y visitantes invitados
Los registros de visitas para invitados e invitaciones a eventos se conservan según el período de retención definido por el administrador. Cuando se elimina un evento, los siguientes registros también se eliminan de Verkada Guest y del Portal de Empleados:
Nombre, fecha, hora y ubicación del evento
Organizador y notas del evento
Visitantes invitados y datos de visita relacionados
Pasos de registro anclados
Pines permiten a los visitantes que regresan omitir pasos de registro completados previamente.
Si se elimina la visita más reciente de un visitante, todos los datos anclados de esa visita se eliminan de forma permanente.
El visitante deberá completar todos los pasos de registro nuevamente.
Siempre que la visita más reciente permanezca dentro del período de retención, los datos anclados aún pueden reutilizarse.
Datos personales fuera del alcance
La configuración de retención de registros de visitas y la función de eliminación se aplican solo a los registros relacionados con visitas almacenados en Verkada Guest. No cubren todos los tipos de datos personales que pueden existir en Command u otros productos de Verkada en relación con una persona.
Los administradores que necesiten atender solicitudes de sujetos de datos o garantizar la eliminación integral de datos en Command también deben revisar y aplicar otras configuraciones de retención y eliminación relevantes según corresponda.
Los siguientes ejemplos de datos relacionados con Guest no se ven afectados por el calendario de retención de registros de visitas y no están incluidos en la función de eliminación ad hoc de registros de visitas:
Datos de Face Pass: La retención de datos de Face Pass no se ve afectada por los ajustes de retención de datos de visitas. El Face Pass de un visitante caducará automáticamente si no se utiliza durante 1 año. Si los visitantes que regresan han optado previamente por Face Pass, siempre pueden desactivar la función al registrarse, lo que eliminará los datos asociados.
Datos de control de acceso: Verkada eventos de puertas de control de acceso y los perfiles de Control de Acceso de Verkada creados para visitantes no se ven afectados por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest.
Entradas de listas: Entradas en la lista de coincidencias previamente descartadas no se ven afectadas por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest. Las entradas en Listas de denegación de Guest, Listas de estudiantes y tutores, y Listas aprobadas no se ven afectadas por los ajustes de retención de datos.
Perfiles de Persona de Interés (POI): Los perfiles POI creados para visitantes usando la acción Hacer Persona de Interés no se ven afectados por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest.
Eventos de calendario: Los eventos creados en aplicaciones de calendario, mediante accesos directos de calendario o complementos de aplicaciones de calendario, no se ven afectados.
Configuración
La retención de registros de visitas se puede configurar a nivel de organización y de sitio para organizaciones que necesiten implementar políticas diferentes según la ubicación.
Nivel de organización
Necesitas Administrador de organización permisos para establecer la retención de registros de visitas a nivel de organización.
En Verkada Command, ve a All Products > Workplace > 
Guest.
En la navegación izquierda, haz clic en Configuración de Invitados.
En Organización, seleccione Seguridad y Datos.
Para la retención de registros de visitas de invitados a nivel de organización, elija un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Nivel de sitio
Necesitas Administrador de organización permisos para establecer la retención de registros de visitas a nivel de sitio.
De forma predeterminada, los sitios seguirán la configuración de retención de registros de visitas a nivel de organización. Un administrador de la organización puede optar por usar un período de retención diferente para un sitio.
En Verkada Command, ve a All Products > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haz clic en Configuración de Invitados.
En Sitios, seleccione Retención de datos.
Para la retención de registros de visitas de invitados a nivel de sitio, elija usar un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Eliminar manualmente registros de visitas
Los administradores pueden eliminar manualmente los registros de visitas de invitados específicos de forma puntual.
En Verkada Command, ve a All Products > Workplace > Guest.
Seleccione la visita deseada
En Acciones, seleccione Eliminar visita.
En el menú de confirmación, seleccione Eliminar visita.
Esto elimina permanentemente todos los datos del registro de visitas enumerados en el Datos en el alcance sección.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conservar algunos datos más tiempo que otros?
Sí. Puede exportar o descargar datos específicos (como documentos del invitado o registros de visitantes) antes de la eliminación. Recomendamos configurar un calendario de exportación regular para necesidades de cumplimiento o auditoría.
¿Qué unidades de tiempo puedo usar para la retención?
Puede establecer el período de retención en días, con un mínimo de 1 día.
¿Qué sucede si la retención de la información de identificación guardada es más larga que la retención de registros de visitas?
La Información de Identificación Guardada sigue su propia configuración en Command pero predetermina al más corto de los dos períodos de retención.
¿Qué sucede si la retención a nivel de sitio es más larga que la configuración a nivel de organización?
Cuando se configura un período de retención personalizado a nivel de sitio, el sitio sigue su propio período de retención, independientemente de si es más largo o más corto que la configuración a nivel de organización.
¿Qué sucede con los datos de las visitas que no han alcanzado su período de retención?
Solo se eliminarán los registros de visitas que hayan superado el período de retención configurado. Los registros de visitas que aún se encuentren dentro del período de retención activo se conservarán. Consulte la sección "Pasos de registro anclados" arriba para obtener información adicional.
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