Administrar la retención de datos en Guest
Controlar cuánto tiempo Verkada Guest almacena datos de visitas y eventos
Verkada Guest brinda a las organizaciones control y flexibilidad sobre cuánto tiempo se conservan los registros de visitas. Puede gestionar la retención de dos maneras:
Configurar ajustes de retención a nivel de organización o específicos por sitio.
Eliminar manualmente los registros de visitas de visitas específicas según sea necesario.
Datos personales en el alcance
Los administradores pueden establecer un período de tiempo después de cada registro de entrada, tras el cual los registros de visitas se eliminan automáticamente. Una vez eliminados, estos datos no se pueden recuperar mediante Command, exportación CSV ni la API Get Guest Visits.
Los registros de visitas que se pueden eliminar permanentemente incluyen, entre otros:
Nombre completo en Guest
Información de contacto en Guest
Foto de la credencial en Guest
Información de identificación guardada*
Documentos de Guest**
Respuestas a preguntas
Respuestas del cuestionario
Selección de anfitrión
Selección(es) de estudiante (solo tipos de invitados escolares)
Selección de paciente (Solo Integración sanitaria)
Selección de departamento (solo Integración sanitaria)
Estado de excepción de tutor temporal (solo tipos de invitados escolares)
Estado de Lista Aprobada
Estado de cribado de seguridad
Estado de aprobación del anfitrión
Estado de control de acceso en Guest
Estado de integración Wi-Fi en Guest
Otros metadatos de la visita (p. ej., método de registro, preferencia de idioma)
* La retención de la información de identificación guardada (foto de identificación, fecha de nacimiento, dirección, detalles del registro de delincuentes) se gestiona por separado en Command. Esta retención puede ser más corta que el período general de registros de visitas y siempre prevalece el plazo más corto.
** Para exportar documentos de Guest para una retención independiente, abra el perfil del invitado y haga clic en Detalles > Descargar.
Impacto operativo de la eliminación del registro de visitas
Cuando se elimina un registro de visita:
Acceso a la puerta asociado queda revocado.
El acceso Wi‑Fi sigue el comportamiento de cierre de sesión configurado.
Los enlaces activos del Portal de Invitados caducan.
Eventos de Guest y visitantes invitados
Los registros de visitas de invitados y eventos se conservan según el período de retención definido por el administrador. Cuando se elimina un evento, los siguientes registros también se eliminan de Verkada Guest y del Portal de Empleados:
Nombre del evento, fecha, hora y ubicación
Organizador y notas del evento
Visitantes invitados y datos de visita relacionados
Pasos de registro fijados
Fijaciones permiten a los visitantes que regresan omitir pasos de registro previamente completados.
Si se elimina la visita más reciente de un visitante, todos los datos fijados de esa visita se eliminan permanentemente.
El visitante debe completar todos los pasos de registro nuevamente.
Mientras la visita más reciente permanezca dentro del período de retención, los datos fijados aún se pueden reutilizar.
Datos personales fuera del alcance
La configuración de retención y la función de eliminación de registros de visitas se aplican únicamente a los registros relacionados con visitas almacenados en Verkada Guest. No cubren todos los tipos de datos personales que puedan existir en Command u otros productos de Verkada en relación con una persona.
Los administradores que necesiten cumplir solicitudes de los interesados o garantizar la eliminación integral de datos en Command también deben revisar y aplicar, según corresponda, otras configuraciones relevantes de retención y eliminación.
Los siguientes ejemplos de datos relacionados con Guest no se ven afectados por el calendario de retención de registros de visitas ni forman parte del alcance de la función de eliminación ad hoc de registros de visitas:
Datos de Face Pass: La retención de datos de Face Pass no se ve afectada por los ajustes de retención de datos de visitas. El Face Pass de un visitante caducará automáticamente si no se usa durante 1 año. Si los visitantes que regresan se han registrado previamente en Face Pass, siempre pueden desactivar la función al registrarse, lo que eliminará los datos asociados.
Datos de control de acceso: Verkada eventos de puertas de Control de Acceso y los perfiles de Control de Acceso de Verkada creados para visitantes no se ven afectados por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest.
Entradas de listas: Las entradas en la lista de coincidencias previamente descartadas no se ven afectadas por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest. Las entradas en Listas de denegación de Guest, Listas de estudiantes y tutores, y Listas aprobadas no se ven afectadas por los ajustes de retención de datos.
Perfiles de persona de interés (POI): Los perfiles POI creados para visitantes usando la Marcar como persona de interés acción no se ven afectados por los ajustes de retención de datos de visitas en Guest.
Eventos de calendario: Los eventos creados en aplicaciones de calendario, mediante accesos directos de calendario o complementos de aplicaciones de calendario, no se ven afectados.
Configuración
La retención de registros de visitas se puede configurar a nivel de organización y de sitio para organizaciones que necesiten implementar políticas diferentes según la ubicación.
Permisos a nivel de organización
Necesitas Administrador de organización para establecer la retención de registros de visitas a nivel de organización.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > 
Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Configuración de Invitados.
En Organización, seleccione Seguridad y datos.
Para la retención a nivel de organización de los registros de visitas de invitados, elija un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Permisos a nivel de sitio
Necesitas Administrador de organización para establecer la retención de registros de visitas a nivel de sitio.
De forma predeterminada, los sitios seguirán la configuración de retención de registros de visitas a nivel de organización. Un administrador de la organización puede optar por usar un período de retención diferente para un sitio.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación izquierda, haga clic en Configuración de Invitados.
En Sitios, seleccione Retención de datos.
Para la retención a nivel de sitio de los registros de visitas de invitados, elija usar un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Eliminar manualmente los registros de visitas
Los administradores pueden eliminar manualmente los registros de visitas de invitados específicos de forma puntual.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
Seleccione la visita deseada
En Acciones, seleccione Eliminar visita.
En el menú de confirmación, seleccione Eliminar visita.
Esto elimina permanentemente todos los datos del registro de visita enumerados en la Datos en el alcance sección.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conservar algunos datos durante más tiempo que otros?
Sí. Puede exportar o descargar datos específicos (como documentos de Guest o registros de visitantes) antes de la eliminación. Recomendamos configurar un programa de exportación regular para necesidades de cumplimiento o auditoría.
¿Qué unidades de tiempo puedo usar para la retención?
Puede establecer el período de retención en días, con un mínimo de 1 día.
¿Qué ocurre si la retención de la información de identificación guardada es más larga que la retención del registro de visitas?
La información de identificación guardada sigue su propia configuración en Command, pero por defecto utiliza el más corto de los dos períodos de retención.
¿Qué ocurre si la retención a nivel de sitio es más larga que la configuración a nivel de organización?
Cuando se configura un período de retención personalizado a nivel de sitio, el sitio sigue su propio período de retención, independientemente de si es más largo o más corto que la configuración a nivel de organización.
¿Qué sucede con los datos de visitas que no han alcanzado su período de retención?
Solo se eliminarán los registros de visitas que hayan superado el período de retención configurado. Los registros de visitas que aún estén dentro del período de retención activo se conservarán. Consulte la sección "Pasos de registro fijados" arriba para obtener información adicional.
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