Administrar la retención de datos en Guest
Controle durante cuánto tiempo Verkada Guest almacena los datos de visitas y eventos
Verkada Guest ofrece a las organizaciones control y flexibilidad sobre cuánto tiempo se conservan los registros de visitas. Puede gestionar la retención de dos maneras:
Configure ajustes de retención para toda la organización o específicos por sitio.
Elimine manualmente registros de visitas para visitas específicas según sea necesario.
Datos personales dentro del alcance
Los administradores pueden establecer un período de tiempo después de cada registro, tras el cual los registros de visitas se eliminan automáticamente. Una vez eliminados, estos datos no se pueden recuperar mediante Command, exportación CSV ni la API Get Guest Visits.
Los registros de visitas que se pueden eliminar de forma permanente incluyen, entre otros:
Nombre completo en Guest
Información de contacto en Guest
Foto de la credencial en Guest
Información de identificación guardada*
Documentos del invitado**
Respuestas a preguntas
Respuestas del cuestionario
Selección de anfitrión
Selección(es) de estudiante (solo tipos de invitado escolares)
Selección de paciente (solo integración de atención médica)
Selección de departamento (solo integración de atención médica)
Estado de excepción de tutor temporal (solo tipos de invitado escolares)
Estado de la lista aprobada
Estado de revisión de seguridad
Estado de aprobación del anfitrión
Estado de control de acceso en Guest
Estado de integración de Wi-Fi en Guest
Otros metadatos de la visita (p. ej., método de registro, preferencia de idioma)
* La retención de la información de identificación guardada (identificación con foto, fecha de nacimiento, dirección, detalles del registro de delincuentes) se gestiona por separado en Command. Esta retención puede ser más corta que el período general del registro de visita y siempre toma por defecto el plazo más corto.
** Para exportar documentos del invitado para una retención independiente, abra el perfil del invitado y haga clic en Detalles > 
Descargar.
Impacto operativo de la eliminación del registro de visita
Cuando se elimina un registro de visita:
El acceso a la puerta asociado se revoca.
El acceso a Wi-Fi sigue el comportamiento de salida configurado.
Lista de personas agregadas automáticamente las entradas se eliminan.
Los enlaces activos del Portal de invitados vencen.
Eventos de Guest y visitantes invitados
Los registros de visitas de invitados y eventos se conservan según el período de retención definido por el administrador. Cuando se elimina un evento, los siguientes registros también se eliminan de Verkada Guest y del Portal de empleados:
Nombre, fecha, hora y ubicación del evento
Organizador y notas del evento
Visitantes invitados y datos de visitas relacionados
Pasos de registro anclados
Pines permiten a los visitantes recurrentes omitir pasos de registro completados anteriormente.
Si se elimina la visita más reciente de un visitante, todos los datos anclados de esa visita se eliminan de forma permanente.
El visitante debe completar todos los pasos de registro nuevamente.
Siempre que la visita más reciente permanezca dentro del período de retención, los datos anclados aún pueden reutilizarse.
Datos personales fuera del alcance
La configuración de retención de registros de visitas y la función de eliminación se aplican solo a los registros relacionados con visitas almacenados en Verkada Guest. No cubren todos los tipos de datos personales que pueden existir en Command u otros productos de Verkada en relación con una persona.
Los administradores que necesiten cumplir con solicitudes de titulares de datos o garantizar una eliminación integral de datos en Command también deben revisar y aplicar otros ajustes relevantes de retención y eliminación, según corresponda.
Los siguientes ejemplos de datos relacionados con Guest no se ven afectados por el programa de retención de registros de visitas y están fuera del alcance de la función de eliminación ad hoc de registros de visitas:
Datos de Face Pass: La retención de Face Pass datos no se ve afectada por la configuración de retención de datos de visitas. El Face Pass de un visitante vencerá automáticamente si no se utiliza durante 1 año. Si los visitantes recurrentes han optado previamente por Face Pass, siempre pueden desactivar la función al registrarse, lo que eliminará los datos asociados.
Datos de control de acceso: Verkada Eventos de puertas de control de acceso y los perfiles de Verkada control de acceso creados para visitantes no se ven afectados por la configuración de retención de datos de visitas en Guest.
Entradas de listas: Las entradas de la lista de coincidencias descartadas anteriormente no se ven afectadas por la configuración de retención de datos de visitas en Guest. Las entradas de Listas de denegación de Guest, Listas de estudiantes y tutores, y Listas aprobadas no se ven afectadas por la configuración de retención de datos de visitas.
Perfiles de persona de interés (POI): Los perfiles de POI creados para visitantes mediante la Marcar como persona de interés acción no se ven afectados por la configuración de retención de datos de visitas en Guest.
Eventos del calendario: Los eventos creados en aplicaciones de calendario, mediante accesos directos del calendario o complementos de aplicaciones de calendario, no se ven afectados.
Configuración
La retención de registros de visitas puede configurarse a nivel de la organización y del sitio para las organizaciones que necesitan implementar políticas diferentes según la ubicación.
Nivel de la organización
Necesita Administrador de la organización permisos para establecer la retención de registros de visitas a nivel de la organización.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > 
Guest.
En la navegación de la izquierda, haga clic en Configuración de invitados.
En Organización, seleccione Seguridad y datos.
Para la retención a nivel de la organización de los registros de visitas de Guest, elija un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Nivel del sitio
Necesita Administrador de la organización permisos para establecer la retención de registros de visitas a nivel del sitio.
De forma predeterminada, los sitios seguirán la configuración de retención de registros de visitas a nivel de la organización. Un administrador de la organización puede optar por usar un período de retención diferente para un sitio.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
En la navegación de la izquierda, haga clic en Configuración de invitados.
En Sitios, seleccione Detalles.
Para la retención a nivel del sitio de los registros de visitas de Guest, elija usar un período de retención estándar o establezca un valor personalizado.
Eliminar manualmente registros de visitas
Los administradores pueden eliminar manualmente registros de visitas de invitados específicos de forma ad hoc.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Guest.
Seleccione la visita deseada
En Acciones, seleccione Eliminar visita.
En el menú de confirmación, seleccione Eliminar visita.
Esto elimina permanentemente todos los datos del registro de visita enumerados en Datos dentro del alcance sección.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conservar algunos datos durante más tiempo que otros?
Sí. Puede exportar o descargar datos específicos (como documentos del invitado o registros de visitantes) antes de eliminarlos. Recomendamos establecer un programa regular de exportación para necesidades de cumplimiento o auditoría.
¿Qué unidades de tiempo puedo usar para la retención?
Puede establecer el período de retención en días, con un mínimo de 1 día.
¿Qué ocurre si la retención de la información de identificación guardada es más larga que la retención del registro de visita?
La información de identificación guardada sigue su propia configuración en Command, pero de forma predeterminada usa el más corto de los dos períodos de retención.
¿Qué ocurre si la retención a nivel del sitio es más larga que la configuración a nivel de la organización?
Cuando se configura un período de retención personalizado a nivel del sitio, el sitio sigue su propio período de retención, independientemente de si es más largo o más corto que la configuración a nivel de la organización.
¿Qué sucede con los datos de visitas que aún no han alcanzado su período de retención?
Solo se eliminarán los registros de visitas que hayan superado el período de retención configurado. Los registros de visitas que aún estén dentro del período de retención activo se conservarán. Consulte la sección "Pasos de registro anclados" anterior para obtener información adicional.
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