Administrar eventos desde el portal de empleados
Usar my.verkada.com para permitir que los empleados creen invitaciones y eventos de Guest
Los empleados pueden crear y gestionar eventos de visitantes desde el portal de empleados, my.verkada.com. Los empleados que organizan visitantes tienen visibilidad de todos los invitados, registrados y no registrados.
Crear un evento
Debes ser anfitrión de un sitio Verkada Guest para crear un evento desde my.verkada.com.
Inicia sesión en tu my.verkada.com cuenta.
En la esquina superior derecha, haz clic en > Invitar invitados.
En la parte superior, haz clic en Nuevo evento para abrir el modal Crear evento.
En la parte superior, introduce un nombre para el evento.
En Cuándo:
a. Selecciona la fecha y la hora del evento. Nota: Una invitación puede abarcar uno o varios días. Para invitaciones que abarcan varios días, define las horas de inicio y fin del evento. Estos horarios se aplicarán a cada día del evento. b. Haz clic en Hecho.
En Ubicación, introduce la dirección del evento.
En Anfitriones, selecciona a los empleados que deben ser notificados cuando los invitados se registren.
Nota: El creador de la invitación es el anfitrión de la invitación por defecto.
En Tipo, selecciona el tipo de invitado para el evento. Los invitados deben completar los pasos que forman parte del tipo de invitado para registrarse.
En Invitados haz clic en:
a. Agregar manualmente para agregar manualmente la información del invitado. b. Carga masiva (CSV) para subir un CSV con la información de los invitados. c. Haz clic en Hecho.
(Opcional) En Notas, introduce notas relevantes para el evento.
(Opcional) Activa Crear un enlace de registro para compartir con los invitados.
(Opcional) Activa Permitir que cualquiera se registre el día del evento.
Haz clic en Crear.
Todas las personas en la lista de invitados con un correo electrónico recibirán automáticamente un correo de registro. Las invitaciones de registro solo se envían por correo electrónico y no se envían por SMS.
Gestionar eventos
Los anfitriones pueden ver todos los eventos que están organizando desde el portal de empleados. Los anfitriones pueden modificar eventos existentes para:
Actualizar la lista de invitados
Nota: Los asistentes añadidos recientemente recibirán los correos de registro de forma inmediata.
Actualizar el anfitrión del evento
Nota: El creador original del evento siempre podrá ver el evento desde el portal de empleados
Actualizar el nombre del evento
Actualizar la nota del evento
Actualizar el día y la hora de finalización del evento
Actualizar la dirección del evento
Cambiar el sitio de Guest, el Tipo de invitado y la hora de inicio del evento anulará todas las inscripciones y se enviará inmediatamente un nuevo correo de registro a todos los invitados. Todos los invitados deben volver a registrarse.
Aceptar asistentes sin cita
El Permitir que cualquiera se registre el día del evento conmutador permite a los asistentes registrarse en el lugar. Cuando está habilitado, el evento aparece como una opción en la tablet y en el portal web de registro el día del evento.
Los asistentes que se registraron con antelación pueden usar esta opción para marcarse como presentes. Los asistentes que no estaban en la lista de invitados o que no se registraron con antelación pueden usar esta opción para registrarse en el evento.
Preguntas frecuentes
¿Qué información se requiere para añadir un invitado a una invitación?
Se requiere un nombre completo para añadir un invitado en el Portal de Empleados. El correo electrónico, el teléfono y las notas del invitado son opcionales, pero añadir un correo electrónico garantiza que el invitado reciba una invitación y pueda registrarse por adelantado.
¿Cómo funcionan los eventos de varios días?
Los eventos de varios días permiten a las organizaciones recibir visitantes durante varios días con un solo registro. Cada día, los visitantes pueden registrarse ellos mismos o ser marcados como presentes por usuarios de Guest.
¿Puedo enviar a mis invitados información de bienvenida e instrucciones?
Sí, puedes personalizar un mensaje de bienvenida para cada tipo de invitado en la configuración de tu sitio. Los invitados invitados lo reciben después de registrarse, lo que te permite incluir indicaciones de aparcamiento, credenciales de Wi‑Fi u otros enlaces útiles.
¿Cómo se registran los invitados invitados?
El día del evento, los asistentes registrados reciben un correo electrónico con un enlace para registrarse.
Tanto los asistentes registrados como los no registrados pueden registrarse en la tablet o escanear el código QR de la tablet con su dispositivo móvil para registrarse a través de su navegador.
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