Gestiona eventos desde el portal de empleados

Usa my.verkada.com para permitir que los empleados creen invitaciones y eventos de Guest

Los empleados pueden crear y administrar eventos de visitantes desde el portal de empleados, my.verkada.com. Los empleados que reciben visitantes tienen visibilidad de todos los visitantes invitados, registrados y no registrados.

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Crear un evento

Debes ser anfitrión de un sitio de Verkada Guest para crear un evento desde my.verkada.com.

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Inicia sesión en tu my.verkada.com cuenta.

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En la parte superior derecha, haz clic en > Invitar invitados.

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En la parte superior, haz clic en Nuevo evento para abrir el modal Crear evento.

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En la parte superior, introduce un nombre para el evento.

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En Cuándo:

a. Selecciona la fecha y la hora del evento. Nota: Una invitación puede abarcar uno o varios días. Para las invitaciones que abarcan varios días, define la hora de inicio y de finalización del evento. Estas horas se aplicarán a cada día del evento. b. Haz clic en Hecho.

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En Ubicación, introduce la dirección del evento.

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En Anfitriones, selecciona al empleado que se notificará cuando los invitados hagan el check-in.

El creador de la invitación es el anfitrión de la invitación de forma predeterminada. Verkada admite solo un anfitrión por invitación.

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En Tipo, selecciona el tipo de invitado para el evento. Los invitados deben completar los pasos que forman parte del tipo de invitado para registrarse.

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En Invitados, haz clic en:

a. Agregar manualmente para agregar manualmente la información del invitado. b. Carga masiva (CSV) para cargar un CSV con la información del invitado. c. Haz clic en Hecho.

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(Opcional) En Notas, introduce notas relevantes para el evento.

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(Opcional) Activa Crear un enlace de registro para compartir con los invitados.

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(Opcional) Activa Permitir que cualquiera se registre el día del evento.

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Haz clic en Crear.

Todos los de la lista de invitados que tengan correo electrónico recibirán automáticamente un correo de registro. Las invitaciones de registro solo se envían por correo electrónico y no por mensaje de texto.

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Administrar eventos

Los anfitriones pueden ver todos los eventos que están organizando desde el portal de empleados. Los anfitriones pueden modificar eventos existentes para:

• Actualizar la lista de invitados

  Nota: Los asistentes agregados recientemente recibirán correos electrónicos de registro de inmediato.
• Actualizar el anfitrión del evento

  Nota: El creador original del evento siempre podrá ver el evento desde el portal de empleados
• Actualizar el nombre del evento
• Actualizar la nota del evento
• Actualizar el día y la hora de finalización del evento
• Actualizar la dirección del evento

Cambiar el sitio de invitados, el tipo de invitado y la hora de inicio del evento anulará todos los registros y se enviará inmediatamente un nuevo correo electrónico de registro a todos los invitados. Todos los invitados deben volver a registrarse.

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Preguntas frecuentes

¿Qué información se requiere para agregar un invitado a una invitación?

Se requiere el nombre completo para agregar un invitado en el Portal de empleados. El correo electrónico, el teléfono y las notas del invitado son opcionales, pero agregar un correo electrónico garantiza que el invitado reciba una invitación y pueda registrarse con anticipación.

¿Cómo funcionan los eventos de varios días?

Los eventos de varios días permiten a las organizaciones recibir visitantes durante varios días con un solo registro. Cada día, los visitantes pueden registrarse por sí mismos o ser marcados como presentes por usuarios de Guest.

¿Puedo enviar a mis invitados información y instrucciones de bienvenida?

Sí, puedes personalizar un mensaje de bienvenida para cada tipo de invitado en la configuración de tu sitio. Los invitados reciben este mensaje después de registrarse, lo que te permite incluir indicaciones para estacionamiento, credenciales de Wi‑Fi u otros enlaces útiles.

¿Cómo inician sesión los invitados?

• El día del evento, los asistentes registrados reciben un correo electrónico con un enlace para iniciar sesión.
• Tanto los asistentes registrados como los no registrados pueden iniciar sesión en la tableta o escanear el código QR de la tableta con su dispositivo móvil para iniciar sesión a través de su navegador.