Listas aprobadas para invitados
Usar listas aprobadas para agilizar el registro de visitantes en su organización
Una lista aprobada es una herramienta versátil que puede ayudar a las organizaciones a simplificar el registro de visitantes habituales. Las organizaciones pueden configurar tipos de invitados para garantizar que solo los visitantes en una lista aprobada puedan registrarse. Los invitados pueden añadirse a la lista aprobada mediante una solicitud o mediante la carga de un CSV.
Crear una lista aprobada
Necesitas Administrador del sitio de invitados permisos para crear o eliminar listas aprobadas.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Invitado.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
En la esquina superior derecha, haga clic en Nueva lista.
a. Ingrese un nombre único para la lista. b. Seleccione el sitio al que se aplicará la lista. c. Haga clic en Crear.
Vincular una lista aprobada a un tipo de invitado
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Invitado.
En la navegación izquierda, haz clic en Configuración de Invitados.
En Organization > Guest Types, haz clic en Manage Guest Types.
Seleccione el tipo de invitado que desea editar.
Marque la casilla junto a Solo invitados aprobados.
Seleccione la lista aprobada del menú desplegable.
Haga clic en la esquina superior derecha para guardar los cambios.
Tipos de invitados deben requerir un correo electrónico para poder añadir una lista de invitados aprobados.
Crear una solicitud para la lista aprobada
Una forma en que los visitantes pueden añadirse a una lista aprobada es mediante una solicitud. Una solicitud permite a las organizaciones considerar una amplia gama de visitantes para una lista aprobada y también exige que los posibles visitantes de la lista aprobada presenten una solicitud. Cada solicitud de lista aprobada tiene una URL única desde la cual las personas pueden postularse.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Invitado.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Crear solicitud.
Personalice los pasos de la solicitud, que pueden incluir:
Información de contacto
Evaluación de seguridad
Documentos
Respuestas
Dirección
Carga de archivo
Tomar una foto
Haga clic en la esquina superior derecha para guardar los cambios
La URL de la solicitud se puede copiar desde el menú de la solicitud y distribuir según sea necesario.
Cargar visitantes aprobados mediante CSV
Las organizaciones pueden querer añadir visitantes directamente a la lista sin una solicitud. Esto se puede lograr con una carga CSV.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Invitado.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Cargar lista.
Seleccione un archivo CSV para cargar.
Puede usar varios archivos CSV para añadir visitantes, pero las cargas deben hacerse un archivo a la vez.
Configurar expiración automática
Las organizaciones pueden configurar reglas que limiten el período de tiempo durante el cual un visitante está activo en una lista aprobada.
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Invitado.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
En la esquina inferior derecha, haga clic en Expirar.
Establezca el período de tiempo de expiración automática.
(Opcional) Active recordatorios de expiración, que aconsejan a los visitantes volver a solicitar para la lista aprobada.
Administrar solicitudes
Necesitas Administrador del sitio de invitados permisos para crear o eliminar listas aprobadas.
Cualquier Administrador del sitio de invitados puede revisar a los solicitantes. Los usuarios que estén configurados como revisores para la lista serán notificados diariamente de las solicitudes pendientes y serán alertados inmediatamente cuando una solicitud arroje resultados de evaluación de seguridad.
Las solicitudes deben revisarse antes de que se añadan a una lista aprobada. Puede revisar las solicitudes haciendo clic en el contador de solicitudes en la parte superior derecha.
Este menú enumera todas las solicitudes pendientes de revisión. Los usuarios pueden aprobar, rechazar o eliminar cada solicitud. Si se requiere una evaluación de seguridad, los resultados aparecen aquí. La pantalla utiliza el nombre completo y la fecha de nacimiento del solicitante. Los revisores deben verificar que esta información coincida con la identificación subida antes de aprobar al solicitante.
Los solicitantes son notificados por correo electrónico cuando su solicitud es aprobada o rechazada. Las solicitudes rechazadas pueden verse desde el contador en la esquina superior derecha de la página de Lista aprobada. Si es necesario, puede devolver una solicitud rechazada al menú de Revisión haciendo clic en Deshacer.
Gestionar visitantes en la lista aprobada
Puede buscar visitantes en una lista aprobada desde la barra de búsqueda en la parte superior de la página. Una lista aprobada muestra el nombre del visitante, la fecha en que se añadió a la lista, el usuario de Command que añadió al visitante y la fecha de su última evaluación de seguridad. Los detalles del visitante están disponibles al hacer clic en un visitante.
Eliminar a un visitante
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Invitado.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
Haga clic a la derecha de la entrada del visitante.
Seleccione Eliminar.
Evaluaciones de seguridad
Los visitantes en una lista aprobada pueden ser evaluados contra bases de datos gubernamentales en cualquier momento.
Evaluar a un visitante
En Verkada Command, vaya a Todos los productos > Invitados
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
Haga clic a la derecha de la entrada del visitante.
Seleccione Evaluar a este invitado. Si el visitante fue añadido a la lista mediante una solicitud, será evaluado contra las mismas bases de datos que se consultaron cuando presentó la solicitud.
Evaluar a todos los visitantes
En Verkada Command, ve a Todos los productos > Workplace > Invitado.
En la navegación izquierda, haga clic en Listas aprobadas.
Seleccione una lista para editar.
A la derecha, haga clic en Evaluar invitados.
Seleccione las bases de datos contra las que evaluar y haga clic en Ejecutar evaluación de seguridad.
Los cambios realizados en este menú actualizan las bases de datos utilizadas para la evaluación de seguridad.
Los visitantes que arrojen resultados en la evaluación de seguridad deben revisarse antes de que se renueve su estado en la lista aprobada. Los resultados de estas evaluaciones de seguridad se visualizan en la Revisar solicitudes ventana.
Retención de datos
La información proporcionada por los visitantes, incluidas las respuestas, los documentos firmados, la información de contacto y la dirección, se guarda indefinidamente. La retención de las fotos de identificación está definida por la configuración de la organización de Invitados Retención de la información de identificación guardada. Esta configuración solo puede ser modificada por Administradores de la organización.
Las solicitudes que generen resultados de evaluación de seguridad deben revisarse en un plazo de 30 días.
Las solicitudes con resultados de evaluación de seguridad que no se revisen en un plazo de 30 días pueden no añadirse a una Lista aprobada.
Una vez que se aprueba una solicitud, la fecha de nacimiento de un visitante nunca se expone a los usuarios de Command. Verkada Guest almacena esta fecha para realizar evaluaciones de seguridad precisas.
¿Prefiere verlo en acción? Consulte el tutorial en video.
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