Datenaufbewahrung in Guest verwalten
Steuern, wie lange Verkada Guest Besuchs- und Veranstaltungsdaten speichert
Verkada Guest gibt Organisationen Kontrolle und Flexibilität darüber, wie lange Besuchsaufzeichnungen aufbewahrt werden. Sie können die Aufbewahrung auf zwei Arten verwalten:
Konfigurieren Sie organisationsweite oder standortspezifische Aufbewahrungseinstellungen.
Löschen Sie Besuchsaufzeichnungen bei Bedarf manuell für bestimmte Besuche.
Personenbezogene Daten im Geltungsbereich
Admins können einen Zeitraum nach jeder Anmeldung festlegen, nach dessen Ablauf Besuchsaufzeichnungen automatisch gelöscht werden. Nach dem Löschen können diese Daten nicht über Command, CSV-Export oder die Get Guest Visits API wiederhergestellt werden.
Zu den Besuchsaufzeichnungen, die dauerhaft gelöscht werden können, gehören unter anderem:
Vollständiger Name in Guest
Kontaktinformationen in Guest
Badge-Foto in Guest
Gespeicherte Ausweisinformationen*
Gastdokumente**
Antworten auf Fragen
Antworten auf den Fragebogen
Auswahl des Gastgebers
Auswahl(en) von Schülern (nur Gasttypen für Schulen)
Patientenauswahl (nur Healthcare-Integration)
Abteilungsauswahl (nur Healthcare-Integration)
Status der Ausnahme für vorübergehende Erziehungsberechtigte (nur Gasttypen für Schulen)
Status der Freigabeliste
Status der Sicherheitsüberprüfung
Status der Gastgeberfreigabe
Status der Zugangskontrolle in Guest
Status der WLAN-Integration in Guest
Sonstige Besuchsmetadaten (z. B. Anmeldemethode, Sprachpräferenz)
* Die Aufbewahrung gespeicherter Ausweisinformationen (Lichtbildausweis, Geburtsdatum, Adresse, Details aus dem Straftäterregister) wird in Command separat verwaltet. Diese Aufbewahrung kann kürzer sein als der allgemeine Zeitraum für Besuchsaufzeichnungen und entspricht immer standardmäßig dem kürzeren Zeitraum.
** Um Gastdokumente zur eigenständigen Aufbewahrung zu exportieren, öffnen Sie das Profil des Gastes und klicken Sie auf Details > Herunterladen.
Auswirkungen der Löschung von Besuchsaufzeichnungen auf den Betrieb
Wenn eine Besuchsaufzeichnung gelöscht wird:
Zugehöriger Türzugang wird entzogen.
Der WLAN-Zugang folgt dem konfigurierten Abmeldeverhalten.
Automatisch hinzugefügte Einträge in der Personenliste werden entfernt.
Aktive Links zum Gastportal laufen ab.
Gastveranstaltungen und eingeladene Besucher
Besuchsaufzeichnungen für eingeladene Gäste und Veranstaltungen werden basierend auf dem vom Admin festgelegten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt. Wenn eine Veranstaltung gelöscht wird, werden die folgenden Aufzeichnungen ebenfalls aus Verkada Guest und dem Mitarbeiterportal gelöscht:
Veranstaltungsname, Datum, Uhrzeit und Ort
Veranstalter und Veranstaltungsnotizen
Eingeladene Besucher und zugehörige Besuchsdaten
Angepinnte Anmeldeschritte
Pins ermöglichen es wiederkehrenden Besuchern, zuvor abgeschlossene Anmeldeschritte zu überspringen.
Wenn der letzte Besuch eines Besuchers gelöscht wird, werden alle mit diesem Besuch verknüpften angepinnten Daten dauerhaft entfernt.
Der Besucher muss alle Anmeldeschritte erneut durchlaufen.
Solange der letzte Besuch noch innerhalb des Aufbewahrungszeitraums liegt, können angepinnte Daten weiterhin wiederverwendet werden.
Nicht im Geltungsbereich befindliche personenbezogene Daten
Die Einstellung zur Aufbewahrung und Löschung von Besuchsaufzeichnungen gilt nur für besuchsbezogene Datensätze, die in Verkada Guest gespeichert sind. Sie deckt nicht alle Arten personenbezogener Daten ab, die in Command oder anderen Verkada-Produkten in Verbindung mit einer Person vorhanden sein können.
Administratoren, die Auskunftsersuchen betroffener Personen erfüllen oder eine umfassende Löschung von Daten in Command sicherstellen müssen, sollten außerdem andere relevante Aufbewahrungs- und Löschungseinstellungen prüfen und gegebenenfalls anwenden.
Die folgenden Beispiele für gastbezogene Daten sind vom Aufbewahrungszeitplan für Besuchsaufzeichnungen nicht betroffen und fallen nicht in den Geltungsbereich der ad-hoc Löschfunktion für Besuchsaufzeichnungen:
Face-Pass-Daten: Die Aufbewahrung von Face Pass Daten wird von den Einstellungen zur Aufbewahrung von Besuchsdaten nicht beeinflusst. Ein Face Pass eines Besuchers läuft automatisch ab, wenn er 1 Jahr lang nicht verwendet wird. Wenn wiederkehrende Besucher Face Pass zuvor aktiviert haben, können sie die Funktion bei der Anmeldung jederzeit deaktivieren, wodurch die zugehörigen Daten gelöscht werden.
Daten der Zugangskontrolle: Verkada Türereignisse der Zugangskontrolle und für Besucher erstellte Verkada-Zugangskontrollprofile werden von den Einstellungen zur Aufbewahrung von Besuchsdaten in Guest nicht beeinflusst.
Listeneinträge: Einträge in der Liste zuvor abgelehnter Treffer werden von den Einstellungen zur Aufbewahrung von Besuchsdaten in Guest nicht beeinflusst. Einträge in Guest-Ablehnungslisten, Schüler- und Erziehungspersonenlisten und Freigegebene Listen werden von den Einstellungen zur Aufbewahrung von Besuchsdaten nicht beeinflusst.
Profile von Personen mit besonderem Interesse (POI): POI-Profile, die für Besucher mit der Als Person von Interesse markieren Aktion erstellt wurden, werden von den Einstellungen zur Aufbewahrung von Besuchsdaten in Guest nicht beeinflusst.
Kalenderereignisse: Ereignisse, die in Kalenderanwendungen, über Kalenderkürzel oder Add-ins für Kalenderanwendungen erstellt wurden, sind nicht betroffen.
Konfiguration
Die Aufbewahrung von Besuchsaufzeichnungen kann auf Organisations- und Standortebene für Organisationen konfiguriert werden, die je nach Standort unterschiedliche Richtlinien umsetzen müssen.
Auf Organisationsebene
Sie benötigen Org-Admin Berechtigungen zum Festlegen der Aufbewahrung von Besuchsaufzeichnungen auf Organisationsebene.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > 
Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf „Gästeinstellungen“.
Wählen Sie unter Organisation die Option Sicherheit & Daten aus.
Wählen Sie für die organisationsweite Aufbewahrung von Gast-Besuchsaufzeichnungen einen Standardaufbewahrungszeitraum oder legen Sie einen benutzerdefinierten Wert fest.
Auf Standortebene
Sie benötigen Org-Admin Berechtigungen zum Festlegen der Aufbewahrung von Besuchsaufzeichnungen auf Standortebene.
Standardmäßig folgen Standorte der Aufbewahrungseinstellung für Besuchsaufzeichnungen auf Organisationsebene. Ein Organisations-Admin kann für einen Standort einen anderen Aufbewahrungszeitraum wählen.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf „Gästeinstellungen“.
Wählen Sie unter Standorte die Option Datenaufbewahrung aus.
Wählen Sie für die standortbezogene Aufbewahrung von Gast-Besuchsaufzeichnungen einen Standardaufbewahrungszeitraum oder legen Sie einen benutzerdefinierten Wert fest.
Besuchsaufzeichnungen manuell löschen
Admins können Besuchsaufzeichnungen für bestimmte Gäste bei Bedarf manuell löschen.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Wählen Sie den gewünschten Besuch aus
Wählen Sie unter Aktionen die Option Besuch löschen aus.
Wählen Sie im Bestätigungsmenü die Option Besuch löschen aus.
Dadurch werden dauerhaft alle im Daten im Geltungsbereich Bereich konfiguriert wurde.
FAQ
Kann ich einige Daten länger aufbewahren als andere?
Ja. Sie können bestimmte Daten (z. B. Gastdokumente oder Besucherprotokolle) vor dem Löschen exportieren oder herunterladen. Wir empfehlen, für Compliance- oder Prüfungsanforderungen einen regelmäßigen Exportzeitplan einzurichten.
Welche Zeiteinheiten kann ich für die Aufbewahrung verwenden?
Sie können den Aufbewahrungszeitraum in Tagen festlegen, mit einem Minimum von 1 Tag.
Was ist, wenn die Aufbewahrung gespeicherter Ausweisinformationen länger ist als die Aufbewahrung von Besuchsaufzeichnungen?
Gespeicherte Ausweisinformationen folgen ihrer eigenen Einstellung in Command, standardmäßig jedoch der kürzeren der beiden Aufbewahrungszeiträume.
Was ist, wenn die standortbezogene Aufbewahrung länger ist als die Einstellung auf Organisationsebene?
Wenn ein benutzerdefinierter Aufbewahrungszeitraum auf Standortebene konfiguriert ist, folgt der Standort seinem eigenen Aufbewahrungszeitraum, unabhängig davon, ob dieser länger oder kürzer ist als die Einstellung auf Organisationsebene.
Was passiert mit Daten von Besuchen, die ihren Aufbewahrungszeitraum noch nicht erreicht haben?
Nur Besuchsaufzeichnungen, deren konfigurierter Aufbewahrungszeitraum überschritten wurde, werden gelöscht. Besuchsaufzeichnungen, die sich noch innerhalb des aktiven Aufbewahrungszeitraums befinden, werden aufbewahrt. Weitere Informationen finden Sie oben im Abschnitt „Angepinnte Anmeldeschritte“.
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