Datenaufbewahrung in Guest verwalten
Steuern Sie, wie lange Verkada Guest Besuchs- und Ereignisdaten speichert
Verkada Guest gibt Organisationen Kontrolle und Flexibilität darüber, wie lange Besuchsdatensätze aufbewahrt werden. Sie können die Aufbewahrung auf zwei Arten verwalten:
Organisationsweite oder standortspezifische Aufbewahrungseinstellungen konfigurieren.
Besuchsdatensätze für bestimmte Besuche bei Bedarf manuell löschen.
Erfasste personenbezogene Daten
Admins können einen Zeitraum nach jedem Check-in festlegen, nach dessen Ablauf Besuchsdatensätze automatisch gelöscht werden. Nach dem Löschen können diese Daten nicht über Command, CSV-Export oder die Get Guest Visits API wiederhergestellt werden.
Zu den Besuchsdatensätzen, die dauerhaft gelöscht werden können, gehören unter anderem:
Vollständiger Name in Guest
Kontaktinformationen in Guest
Badge-Foto in Guest
Gespeicherte Ausweisinformationen*
Gastdokumente**
Antworten auf Fragen
Antworten auf den Fragebogen
Auswahl des Gastgebers
Auswahl von Schülern (nur Schul-Gasttypen)
Auswahl des Patienten (nur bei Healthcare Integration)
Auswahl der Abteilung (nur bei Healthcare Integration)
Status der Ausnahme für vorübergehende Erziehungsberechtigte (nur Schul-Gasttypen)
Status der Zulassungsliste
Status der Sicherheitsprüfung
Status der Genehmigung durch den Gastgeber
Status der Zutrittskontrolle in Guest
Status der WLAN-Integration in Guest
Sonstige Besuchsmetadaten (z. B. Check-in-Methode, Spracheinstellung)
* Die Aufbewahrung gespeicherter Ausweisinformationen (Lichtbildausweis, Geburtsdatum, Adresse, Details zum Straftäterregister) wird in Command separat verwaltet. Diese Aufbewahrungsdauer kann kürzer sein als der allgemeine Zeitraum für Besuchsdatensätze und verwendet immer standardmäßig den kürzeren Zeitraum.
** Um Gastdokumente für eine unabhängige Aufbewahrung zu exportieren, öffnen Sie das Profil des Gasts und klicken Sie auf Details > 
Herunterladen.
Betriebliche Auswirkungen der Löschung von Besuchsdatensätzen
Wenn ein Besuchsdatensatz gelöscht wird:
Zugehöriger Türzugang wird entzogen.
Der WLAN-Zugang folgt dem konfigurierten Abmeldeverhalten.
Automatisch hinzugefügte Einträge in der Personliste werden entfernt.
Aktive Links zum Gastportal laufen ab.
Gastveranstaltungen und eingeladene Besucher
Besuchsdatensätze für eingeladene Gäste und Veranstaltungen werden basierend auf dem vom Admin festgelegten Aufbewahrungszeitraum gespeichert. Wenn eine Veranstaltung gelöscht wird, werden die folgenden Datensätze ebenfalls aus Verkada Guest und dem Mitarbeiterportal gelöscht:
Name, Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung
Organisator und Veranstaltungsnotizen
Eingeladene Besucher und zugehörige Besuchsdaten
Angeheftete Check-in-Schritte
Pins ermöglichen wiederkehrenden Besuchern, zuvor abgeschlossene Check-in-Schritte zu überspringen.
Wenn der jüngste Besuch eines Besuchers gelöscht wird, werden alle angehefteten Daten aus diesem Besuch dauerhaft entfernt.
Der Besucher muss alle Check-in-Schritte erneut ausführen.
Solange der jüngste Besuch noch innerhalb des Aufbewahrungszeitraums liegt, können angeheftete Daten weiterhin wiederverwendet werden.
Nicht erfasste personenbezogene Daten
Die Aufbewahrungseinstellung und die Löschfunktion für Besuchsdatensätze gelten nur für besuchsbezogene Datensätze, die in Verkada Guest gespeichert sind. Sie decken nicht alle Arten personenbezogener Daten ab, die möglicherweise in Command oder anderen Verkada-Produkten in Verbindung mit einer Person vorhanden sind.
Admins, die Anfragen betroffener Personen erfüllen oder eine umfassende Löschung von Daten in Command sicherstellen müssen, sollten außerdem andere relevante Aufbewahrungs- und Löschungseinstellungen überprüfen und entsprechend anwenden.
Die folgenden Beispiele für gastbezogene Daten werden nicht von der Aufbewahrungsfrist für Besuchsdatensätze erfasst und fallen nicht in den Geltungsbereich der Ad-hoc-Löschfunktion für Besuchsdatensätze:
Face-Pass-Daten: Aufbewahrung von Face Pass Daten wird durch die Aufbewahrungseinstellungen für Besuchsdaten nicht beeinflusst. Ein Face Pass eines Besuchers läuft automatisch ab, wenn er 1 Jahr lang nicht verwendet wird. Wenn wiederkehrende Besucher Face Pass bereits aktiviert haben, können sie die Funktion beim Check-in jederzeit deaktivieren, wodurch die zugehörigen Daten gelöscht werden.
Daten zur Zutrittskontrolle: Verkada Ereignisse der Verkada-Zutrittskontrolle an Türen und für Besucher erstellte Verkada-Zutrittskontrollprofile werden durch die Aufbewahrungseinstellungen für Besuchsdaten in Guest nicht beeinflusst.
Listeneinträge: Einträge in der Liste zuvor abgelehnter Übereinstimmungen werden durch die Aufbewahrungseinstellungen für Besuchsdaten in Guest nicht beeinflusst. Einträge in Guest-Blocklisten, Schüler- und Erziehungsberechtigtenlisten, und Zugelassene Listen werden durch die Aufbewahrungseinstellungen für Besuchsdaten nicht beeinflusst.
Person-of-Interest-(POI)-Profile: POI-Profile, die für Besucher mithilfe der Als Person von Interesse markieren Aktion erstellt werden, werden durch die Aufbewahrungseinstellungen für Besuchsdaten in Guest nicht beeinflusst.
Kalenderereignisse: In Kalenderanwendungen erstellte Ereignisse, die über Kalenderkurzbefehle oder Add-ins von Kalenderanwendungen erstellt werden, sind nicht betroffen.
Konfiguration
Die Aufbewahrung von Besuchsdatensätzen kann auf Organisations- und Standortebene für Organisationen konfiguriert werden, die unterschiedliche Richtlinien je nach Standort umsetzen müssen.
Berechtigungen auf Organisationsebene
Sie benötigen Organisations-Admin für das Festlegen der Aufbewahrung von Besuchsdatensätzen auf Organisationsebene.
In Verkada Command gehen Sie zu Alle Produkte > Workplace > 
Guest.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Gast-Einstellungen.
Wählen Sie unter Organisation Sicherheit & Daten aus.
Wählen Sie für die Aufbewahrung von Gast-Besuchsdatensätzen auf Organisationsebene einen Standardaufbewahrungszeitraum oder legen Sie einen benutzerdefinierten Wert fest.
Berechtigungen auf Standortebene
Sie benötigen Organisations-Admin für das Festlegen der Aufbewahrung von Besuchsdatensätzen auf Standortebene.
Standardmäßig folgen Standorte der Einstellung für die Aufbewahrung von Besuchsdatensätzen auf Organisationsebene. Ein Organisations-Admin kann für einen Standort einen anderen Aufbewahrungszeitraum wählen.
In Verkada Command gehen Sie zu Alle Produkte > Workplace > Guest.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Gast-Einstellungen.
Wählen Sie unter Standorte Details aus.
Wählen Sie für die Aufbewahrung von Gast-Besuchsdatensätzen auf Standortebene entweder einen Standardaufbewahrungszeitraum oder einen benutzerdefinierten Wert.
Besuchsdatensätze manuell löschen
Admins können Besuchsdatensätze für bestimmte Gäste bei Bedarf manuell löschen.
In Verkada Command gehen Sie zu Alle Produkte > Workplace > Guest.
Wählen Sie den gewünschten Besuch aus
Wählen Sie unter Aktionen die Option Besuch löschen aus.
Wählen Sie im Bestätigungsmenü Besuch löschen aus.
Dadurch werden alle im Abschnitt Erfasste Daten Abschnitt.
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