Freigegebene Listen für Gäste
Verwenden Sie freigegebene Listen, um die Besucheranmeldung in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen
Eine freigegebene Liste ist ein vielseitiges Tool, das Organisationen dabei helfen kann, das Einchecken regelmäßiger Besucher zu vereinfachen. Organisationen können Gasttypen konfigurieren, um sicherzustellen, dass sich nur Besucher auf einer freigegebenen Liste anmelden können. Gäste können über eine Bewerbung oder durch einen CSV-Upload zur freigegebenen Liste hinzugefügt werden.
Eine freigegebene Liste erstellen
Sie benötigen Gast-Site-Admin Berechtigungen zum Erstellen oder Löschen freigegebener Listen.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Freigegebene Listen.
Klicken Sie oben rechts auf Neue Liste.
a. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Liste ein. b. Wählen Sie die Site aus, für die die Liste gelten soll. c. Klicken Sie auf Erstellen.
Eine freigegebene Liste mit einem Gasttyp verknüpfen
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf „Gästeinstellungen“.
Unter Organisation > Gasttypen klicken Sie auf Gasttypen verwalten.
Wählen Sie den Gasttyp aus, den Sie bearbeiten möchten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Nur freigegebene Gäste.
Wählen Sie die freigegebene Liste aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke, um die Änderungen zu speichern.
Gasttypen muss erfordern eine E-Mail, um eine freigegebene Gästeliste hinzuzufügen.
Eine Bewerbung für eine freigegebene Liste erstellen
Eine Möglichkeit, Besucher zu einer freigegebenen Liste hinzuzufügen, ist über eine Bewerbung. Eine Bewerbung ermöglicht es Organisationen, eine breite Palette von Besuchern für eine freigegebene Liste zu berücksichtigen, und verlangt außerdem, dass sich potenzielle Besucher für die freigegebene Liste bewerben. Jede Bewerbung für eine freigegebene Liste hat eine eindeutige URL, über die sich Personen bewerben können.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Freigegebene Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die bearbeitet werden soll.
Klicken Sie rechts auf Bewerbung erstellen.
Passen Sie die Bewerbungsschritte an, die Folgendes umfassen können:
Kontaktinformationen
Sicherheitsüberprüfung
Dokumente
Antworten
Adresse
Datei-Upload
Ein Foto aufnehmen
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke, um die Änderungen zu speichern
Die Bewerbungs-URL kann aus dem Bewerbungsmenü kopiert und bei Bedarf verteilt werden.
Freigegebene Besucher per CSV hochladen
Organisationen möchten Besucher möglicherweise direkt zur Liste hinzufügen, ohne eine Bewerbung zu verwenden. Dies kann mit einem CSV-Upload erfolgen.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Freigegebene Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die bearbeitet werden soll.
Klicken Sie rechts auf Liste hochladen.
Wählen Sie eine CSV-Datei zum Hochladen aus.
Sie können mehrere CSV-Dateien verwenden, um Besucher hinzuzufügen, aber die Uploads müssen nacheinander, jeweils eine Datei, durchgeführt werden.
Automatisches Ablaufen konfigurieren
Organisationen können Regeln konfigurieren, die die Zeitspanne begrenzen, in der ein Besucher auf einer freigegebenen Liste aktiv ist.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Freigegebene Listen.
Klicken Sie unten rechts auf Ablaufen.
Legen Sie den Zeitraum für das automatische Ablaufen fest.
(Optional) Aktivieren Sie Ablauf-Erinnerungen, die Besucher darauf hinweisen, sich erneut für eine freigegebene Liste zu bewerben.
Bewerbungen verwalten
Sie benötigen Gast-Site-Admin Berechtigungen zum Erstellen oder Löschen freigegebener Listen.
Jeder Gast-Site-Admin kann Bewerber überprüfen. Benutzer, die als Prüfer für die Liste konfiguriert sind, werden täglich über ausstehende Bewerbungen benachrichtigt und sofort alarmiert, wenn eine Bewerbung Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung zurückgibt.
Bewerbungen müssen geprüft werden, bevor sie zu einer freigegebenen Liste hinzugefügt werden. Sie können Bewerbungen überprüfen, indem Sie oben rechts auf den Bewerbungszähler klicken.
Dieses Menü listet alle zur Überprüfung ausstehenden Bewerbungen auf. Benutzer können jede Bewerbung genehmigen, ablehnen oder löschen. Wenn eine Sicherheitsüberprüfung erforderlich ist, werden die Ergebnisse hier angezeigt. Die Überprüfung verwendet den vollständigen Namen und das Geburtsdatum des Bewerbers. Prüfer sollten vor der Genehmigung des Bewerbers sicherstellen, dass diese Angaben mit dem hochgeladenen Ausweis übereinstimmen.
Bewerber werden per E-Mail benachrichtigt, wenn ihre Bewerbung genehmigt oder abgelehnt wird. Abgelehnte Bewerbungen können über den Zähler oben rechts auf der Seite der freigegebenen Liste angezeigt werden. Falls erforderlich, können Sie eine abgelehnte Bewerbung mit einem Klick zurück ins Überprüfungsmenü verschieben. Rückgängig.
Besucher auf der freigegebenen Liste verwalten
Sie können in der Suchleiste oben auf der Seite nach Besuchern auf einer freigegebenen Liste suchen. Eine freigegebene Liste zeigt den Namen des Besuchers, das Datum, an dem er zur Liste hinzugefügt wurde, den Command-Benutzer, der den Besucher hinzugefügt hat, und das Datum der letzten Sicherheitsüberprüfung an. Besucherdetails sind verfügbar, wenn Sie auf einen Besucher klicken.
Einen Besucher löschen
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Freigegebene Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die bearbeitet werden soll.
Klicken Sie rechts neben dem Besuchereintrag.
Wählen Sie Löschen aus.
Sicherheitsüberprüfungen
Besucher auf einer freigegebenen Liste können jederzeit mit Regierungsdatenbanken abgeglichen werden.
Einen Besucher überprüfen
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Gast
Klicken Sie in der linken Navigation auf Freigegebene Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die bearbeitet werden soll.
Klicken Sie rechts neben dem Besuchereintrag.
Wählen Sie Diesen Gast überprüfen aus. Wenn der Besucher über eine Bewerbung zur Liste hinzugefügt wurde, wird er gegen dieselben Datenbanken überprüft, die auch bei der Bewerbung geprüft wurden.
Alle Besucher überprüfen
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Freigegebene Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die bearbeitet werden soll.
Klicken Sie rechts auf Gäste überprüfen.
Wählen Sie die Datenbanken aus, gegen die überprüft werden soll, und klicken Sie auf Sicherheitsüberprüfung ausführen.
In diesem Menü vorgenommene Änderungen aktualisieren die für die Sicherheitsüberprüfung verwendeten Datenbanken.
Besucher, bei denen Ergebnisse aus der Sicherheitsüberprüfung zurückkommen, müssen überprüft werden, bevor ihr Status auf der freigegebenen Liste erneuert wird. Die Ergebnisse dieser Sicherheitsüberprüfungen werden im Bewerbungen prüfen Fenster angezeigt.
Datenspeicherung
Vom Besucher bereitgestellte Informationen, einschließlich Antworten, unterzeichneter Dokumente, Kontaktinformationen und Adresse, werden unbegrenzt gespeichert. Die Aufbewahrung von Ausweisfotos wird durch die Gast-Org-Einstellung Aufbewahrung gespeicherter Ausweisinformationen definiert. Diese Einstellung kann nur von Org-Admins geändert werden.
Bewerbungen, die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung liefern, müssen innerhalb von 30 Tagen überprüft werden.
Bewerbungen mit Ergebnissen der Sicherheitsüberprüfung, die nicht innerhalb von 30 Tagen überprüft werden, dürfen möglicherweise nicht zu einer freigegebenen Liste hinzugefügt werden.
Sobald eine Bewerbung genehmigt wurde, wird das Geburtsdatum eines Besuchers niemals für Command-Benutzer sichtbar gemacht. Verkada Guest speichert dieses Datum, um präzise Sicherheitsüberprüfungen durchzuführen.
Möchten Sie es in Aktion sehen? Sehen Sie sich das Video-Tutorial.
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