Freigegebene Listen für Guest
Verwenden Sie freigegebene Listen, um den Besucher-Check-in für Ihre Organisation zu optimieren
Eine genehmigte Liste ist ein vielseitiges Tool, das Organisationen dabei helfen kann, das Einchecken regelmäßiger Besucher zu vereinfachen. Organisationen können Gasttypen so konfigurieren, dass nur Besucher auf einer genehmigten Liste sich anmelden können. Gäste können der genehmigten Liste über eine Anwendung oder durch einen CSV-Upload hinzugefügt werden.
Eine genehmigte Liste erstellen
Sie benötigen Org-Admin Berechtigungen zum Erstellen und Verwalten globaler genehmigter Listen.
Sie benötigen Workplace Site Admin Berechtigungen zum Erstellen und Verwalten von genehmigten Listen auf Standortebene.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Genehmigte Listen.
Klicken Sie oben rechts auf Neue Liste.
a. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Liste ein. b. Wählen Sie den Standort aus, für den die Liste gelten soll, oder wählen Sie Global um eine Liste zu erstellen, die von allen Standorten verwendet werden kann. c. Klicken Sie auf Erstellen.
Eine genehmigte Liste mit einem Gasttyp verknüpfen
Organisationen können genehmigte Listen mit bestimmten Gasttypen verknüpfen, sodass sich nur autorisierte Besucher erfolgreich anmelden können.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Gasteinstellungen.
Unter Organisation > Guest Types auf Guest Types verwalten klicken.
Wählen Sie den Gasttyp aus, den Sie bearbeiten möchten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Nur genehmigte Gäste.
Wählen Sie die genehmigte Liste aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie oben rechts, um die Änderungen zu speichern.
Gasttypen müssen eine E-Mail-Adresse angeben, um eine genehmigte Liste hinzuzufügen.
Eine Anwendung für eine genehmigte Liste erstellen
Eine Möglichkeit, Besucher zu einer genehmigten Liste hinzuzufügen, ist über eine Anwendung. Administratoren können eine Anwendung so konfigurieren, dass relevante Informationen von potenziellen Mitgliedern der genehmigten Liste erfasst werden. Jede Anwendung für eine genehmigte Liste hat eine eindeutige öffentliche URL, die Interessenten zum Bewerben verwenden können.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Genehmigte Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie rechts auf Anwendung erstellen.
Passen Sie die Anwendungsschritte an, die Folgendes umfassen können:
Kontaktinformationen
Sicherheitsprüfung
Dokumente
Antworten
Adresse
Datei-Upload
Ein Foto aufnehmen
Klicken Sie oben rechts, um die Änderungen zu speichern
Die URL der Anwendung kann aus dem Anwendungsmenü kopiert und nach Bedarf verteilt werden.
Genehmigte Besucher per CSV hochladen
Organisationen können Mitglieder manuell zu einer genehmigten Liste hinzufügen, indem sie eine CSV hochladen.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Genehmigte Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie rechts auf Liste hochladen.
Wählen Sie eine CSV-Datei zum Hochladen aus.
Sie können mehrere CSV-Dateien verwenden, um Besucher hinzuzufügen, der Upload muss jedoch jeweils eine Datei nach der anderen erfolgen.
Auto-Ablauf konfigurieren
Administratoren können für Mitglieder der genehmigten Liste ein Ablaufdatum festlegen, nach dessen Ablauf sie aus der Liste entfernt werden. Organisationen können außerdem eine listenweite Richtlinie dafür konfigurieren, wie lange Mitglieder der genehmigten Liste autorisiert sind.
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Genehmigte Listen.
Klicken Sie unten rechts auf Ablaufen.
Legen Sie den Zeitraum für den automatischen Ablauf fest.
(Optional) Aktivieren Sie Ablauf-Erinnerungen, die Besucher darauf hinweisen, sich erneut für die genehmigte Liste zu bewerben.
Anwendungen verwalten
Sie benötigen Org-Admin Berechtigungen zum Genehmigen, Ablehnen und Löschen globaler Anträge für genehmigte Listen.
Sie benötigen Gast-Standortadministrator Berechtigungen zum Genehmigen, Ablehnen und Löschen von Anträgen für genehmigte Listen auf Standortebene.
Anträge müssen überprüft werden, bevor sie einer genehmigten Liste hinzugefügt werden. Anträge können überprüft werden, indem Sie oben rechts auf den Zähler für Anträge klicken.
Dieses Menü listet alle Anträge auf, die auf Überprüfung warten. Benutzer können jeden Antrag genehmigen, ablehnen oder löschen. Wenn eine Sicherheitsprüfung erforderlich ist, werden die Ergebnisse hier angezeigt. Die Prüfung verwendet den vollständigen Namen und das Geburtsdatum des Antragstellers. Prüfer sollten vor der Genehmigung des Antragstellers überprüfen, ob diese Informationen mit dem hochgeladenen Ausweis übereinstimmen.
Benutzer, die als Prüfer für eine genehmigte Liste konfiguriert sind, erhalten täglich eine Benachrichtigung über ausstehende Anträge.
Antragsteller werden per E-Mail benachrichtigt, wenn ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt wird. Abgelehnte Anträge können über den Zähler oben rechts auf der Seite der genehmigten Liste angezeigt werden. Falls erforderlich, können Sie einen abgelehnten Antrag zurück in das Menü Überprüfung verschieben, indem Sie auf Rückgängig.
Mitglieder der genehmigten Liste verwalten
Mitglieder der genehmigten Liste können über die Suchleiste oben auf der Seite nach Namen gesucht werden. Jeder Eintrag in einer genehmigten Liste zeigt den Namen des Mitglieds, das Datum, an dem es zur Liste hinzugefügt wurde, den Command-Benutzer, der das Mitglied hinzugefügt hat, und das Datum der letzten Sicherheitsprüfung. Mitgliedsdetails sind verfügbar, wenn Sie auf ein Mitglied klicken.
Ein Mitglied löschen
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Genehmigte Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie rechts neben dem Mitgliedseintrag.
Wählen Sie Löschen aus.
Sicherheitsprüfungen
Mitglieder der genehmigten Liste können jederzeit mit Regierungsdatenbanken und Sperrlisten abgeglichen werden.
Einen Besucher prüfen
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Gäste
Klicken Sie in der linken Navigation auf Genehmigte Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie rechts neben dem Besuchereintrag.
Wählen Sie Diesen Gast prüfen. Wenn der Besucher über eine Anwendung zur Liste hinzugefügt wurde, wird er mit denselben Datenbanken überprüft, die auch bei seiner Bewerbung geprüft wurden.
Alle Besucher prüfen
Gehen Sie in Verkada Command zu Alle Produkte > Arbeitsplatz > Gast.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Genehmigte Listen.
Wählen Sie eine Liste aus, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie rechts auf Gäste prüfen.
Wählen Sie die Datenbanken aus, gegen die geprüft werden soll, und klicken Sie auf Sicherheitsprüfung ausführen.
Änderungen, die in diesem Menü vorgenommen werden, aktualisieren die Datenbanken, die für Sicherheitsprüfungen bei zukünftigen Anwendungen verwendet werden.
Mitglieder, bei denen die Sicherheitsprüfung Treffer ergibt, müssen überprüft werden, bevor ihr Status auf der genehmigten Liste erneuert wird. Die Ergebnisse dieser Sicherheitsprüfungen werden im Anwendungen überprüfen Fenster angezeigt.
Datenaufbewahrung
Vom Antragsteller bereitgestellte Informationen, einschließlich Antworten, unterzeichneter Dokumente, Kontaktinformationen und Adresse, werden unbegrenzt gespeichert. Die Aufbewahrung von Ausweisfotos ist durch die Einstellung der Gast-Organisation Aufbewahrung gespeicherter Ausweisinformationenfestgelegt. Diese Einstellung kann nur von Organisationsadministratoren geändert werden.
Anträge, die Ergebnisse einer Sicherheitsprüfung auslösen, müssen innerhalb von 30 Tagen überprüft werden.
Anträge mit Ergebnissen von Sicherheitsprüfungen, die nicht innerhalb von 30 Tagen überprüft werden, dürfen möglicherweise nicht zu einer genehmigten Liste hinzugefügt werden.
Sobald ein Antrag genehmigt wurde, wird das Geburtsdatum eines Mitglieds gespeichert. Verkada Guest speichert dieses Datum, um präzise Sicherheitsprüfungen durchzuführen.
Möchten Sie es lieber in Aktion sehen? Sehen Sie sich das Video-Tutorial.
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